Ranah komunikasi bisnis mencakup banyak jenis surat formal. Surat pertanyaan, kadang-kadang dieja "penyelidikan," sering bertindak sebagai langkah pertama untuk melanjutkan komunikasi. Bisnis antara konsumen dan produsen, antara dua bisnis atau antara majikan dan karyawan sering dimulai dengan pertanyaan satu pihak. Komunikasi juga dapat berakhir setelah penulis menerima jawaban awal itu.
Kiat
-
Setiap kali Anda menulis kepada seseorang untuk meminta informasi, itu adalah surat permintaan. Anda dapat menggunakannya untuk menangani segala macam hal seperti sponsor, lowongan pekerjaan, penjualan, proyek dan pendanaan.
Surat Permintaan Definisi Dasar
Jadi, apa itu surat pertanyaan? Ketika seseorang membutuhkan informasi spesifik dari pihak lain, orang itu dapat mempertimbangkan untuk menulis surat permintaan keterangan. Pada dasarnya, surat ini mengajukan pertanyaan atau permintaan kepada pembaca dengan maksud membujuk pembaca untuk merespons. Penyelidikan ideal mengidentifikasi individu tertentu yang mampu memberikan respons yang memadai dengan cara yang ringkas dan terarah. Misalnya, pemilik perusahaan akuntansi dapat mengirim surat permintaan kepada manajer penjualan perlengkapan kantor untuk meminta katalog atau kunjungan dari perwakilan penjualan, menjelaskan bahwa ia berencana untuk memperbarui atau memindahkan perusahaannya.
Format Dasar
Lupakan tentang menanggapi surat pertanyaan Anda, "Kepada siapa pun yang berkepentingan;" alih-alih, identifikasi orang penghubung tertentu dalam tajuk dan salam surat Anda jika memungkinkan. Misalnya, jika Anda menulis untuk bertanya tentang magang, lakukan sedikit pekerjaan rumah, melalui telepon atau online, untuk menentukan nama manajer perekrutan. Sebuah surat pertanyaan standar memiliki kira-kira tiga paragraf. Paragraf pertama menunjukkan apa yang diinginkan penulis, seperti informasi tentang suatu produk, lowongan pekerjaan atau permintaan lainnya; sebagai contoh:
Dear Ms. Smith,
Saya adalah seorang mahasiswa (nama perguruan tinggi), bekerja menuju gelar Bachelor of Arts dalam perawatan anak dan remaja. Saat mencari magang untuk musim panas 20XX, saya menemukan daftar program Anda untuk kesempatan magang di (nama situs web).
Paragraf kedua menjelaskan alasan penulis untuk mengajukan permintaannya kepada pembaca. Jelaskan mengapa Anda memilih untuk menghubungi pembaca tertentu dan bagaimana informasi yang diminta akan bermanfaat bagi Anda:
Karena Anda adalah penghubung untuk program magang, saya menulis untuk meminta informasi lebih lanjut. Pada akhirnya, saya mencari posisi magang untuk meningkatkan keterampilan dan pengalaman saya dalam merawat kaum muda yang berisiko. Sampai saat ini, kursus dan pengalaman saya termasuk (daftar kursus, pekerjaan sukarela relatif, magang lainnya.)
Paragraf terakhir harus mengikat surat itu bersama-sama dengan ungkapan terima kasih atas waktu dan bantuan pembaca. Surat itu biasanya diakhiri dengan penutupan gratis, seperti "Hormat," diikuti dengan nama penulis.
Diminta dan Tidak Diminta
Surat pertanyaan datang sebagai pertanyaan yang diminta atau tidak diminta. Surat permintaan yang diminta muncul paling sering ketika sebuah bisnis mengiklankan produk atau layanannya dengan harapan memicu rasa ingin tahu calon klien. Dalam kasus di mana konsumen tidak dapat memeriksa produk sendiri, konsumen harus menghubungi bisnis melalui surat pertanyaan yang diminta. Dalam surat permintaan yang tidak diminta, penerima tidak membuat penawaran informasi sebelumnya. Pengirim meminta informasi dari sumber yang diyakini memiliki jawaban atas pertanyaan, tanpa undangan untuk melakukannya dari sumber.
Contoh yang Diminta: Hibah dan Pendanaan
Banyak yayasan atau perusahaan yang menawarkan hibah lebih suka menerima surat pertanyaan sebelum menerima proposal hibah penuh. Surat pertanyaan yang biasanya diminta ini harus sepenuhnya menjelaskan kebutuhan Anda akan pendanaan dan dapat melebihi format tiga paragraf dasar, tetapi tidak boleh melebihi tiga halaman. Selain pengantar dasar, surat pertanyaan yang berhasil untuk permintaan dana atau hibah harus menyertakan deskripsi singkat tentang organisasi Anda, pernyataan kebutuhan, metodologi yang Anda rencanakan untuk digunakan untuk mencapai hasil yang Anda inginkan dan sumber pendanaan lain yang Anda berencana mengambil keuntungan dari.
Contoh yang Tidak Diminta: Magang dan Pekerjaan
Sebagian besar surat pertanyaan untuk pekerjaan dan magang datang dengan cara yang tidak diminta. Pertimbangkan mengirimkan pertanyaan ketika Anda mengagumi perusahaan dan berpikir Anda bisa berbagi hubungan kerja yang saling menguntungkan. Mulailah surat Anda dengan memperkenalkan diri dan minat Anda pada pekerjaan dengan perusahaan mereka. Tindak lanjuti secara singkat termasuk, dalam satu atau dua paragraf, informasi tentang kualifikasi Anda dan bagaimana Anda percaya pengalaman dalam perusahaan pembaca akan menguntungkan Anda dan perusahaan. Menjejakkan kaki di depan pintu dengan perusahaan yang Anda kagumi merupakan pengalaman magang yang bermanfaat. Dan siapa yang tahu? Jika Anda cocok, itu bisa mengarah ke posisi yang stabil.
