Buku besar penggajian berisi informasi yang berkaitan dengan upah dan gaji yang dibayarkan kepada karyawan. Informasi sering untuk periode akuntansi tunggal. Perusahaan perlu membuat buku besar khusus untuk informasi penggajian. Nama lain untuk buku besar ini adalah jurnal penggajian. Jurnal dapat menyimpan lebih banyak informasi daripada buku besar tradisional. Setiap akun menyimpan informasi yang berkaitan dengan upah, gaji, tunjangan, pajak gaji, dan informasi lainnya. Perusahaan biasanya perlu mengatur akun pengeluaran dan kewajiban.
Buat akun pengontrol pembayaran gaji. Ini adalah akun-akun buku besar tingkat atas yang mengontrol setiap akun di bawahnya. Nomor akun pengendali mungkin 200500 untuk hutang dan 600500 untuk biaya.
Gunakan nomor akun yang berbeda untuk upah dan gaji. Akun upah harus menyimpan informasi untuk karyawan yang dibayar setiap jam. Akun gaji harus khusus untuk biaya tenaga kerja tetap. Nomor akun harus mulai dari 200501 dan 600501 (hutang dan biaya), berlanjut dengan cara ini untuk setiap akun yang dibutuhkan.
Daftar setiap pajak gaji secara terpisah pada buku besar. Pajak gaji meliputi federal, negara bagian, Jaminan Sosial, Medicare dan pengangguran. Buat akun pengeluaran untuk bagian pemberi kerja dan akun hutang yang sesuai untuk setiap pajak.
Rekam entri penggajian secara akrual. Misalnya, siapkan daftar gaji pada akhir setiap periode pembayaran dua minggu. Posting informasi ke dalam akun pengeluaran dan hutang yang sesuai.
Membatasi akses buku besar penggajian ke akuntan senior. Orang-orang ini harus menjadi satu-satunya yang memiliki akses ke buku besar untuk membuat perubahan.
