Karena inventaris terdiri dari unit produk fisik yang menempati ruang rak atau ruang penyimpanan, mungkin tampaknya tidak mungkin untuk memiliki saldo negatif persediaan. Namun, dalam manajemen persediaan di mana persediaan dilacak secara dekat menggunakan sistem komputer dan metode akuntansi, kesalahan dalam proses sebenarnya dapat menyebabkan keseimbangan persediaan negatif. Masalah-masalah ini harus diperbaiki agar manajemen persediaan berfungsi dengan benar, yang berarti mempersempit saldo negatif menjadi satu penyebab.
Masalah Lokasi
Keseimbangan negatif yang dihasilkan dari perbedaan lokasi disebabkan ketika perusahaan secara tidak sengaja mengirimkan atau mencatat produk ke gudang atau toko yang salah. Hal ini menyebabkan produk yang tersisa di satu tempat penyimpanan sementara dikirim dari tempat penyimpanan lain, padahal kenyataannya terjadi sebaliknya - tetapi catatan perusahaan menunjukkan sebaliknya. Hal ini menyebabkan kelebihan produk yang direkam di satu tempat dan keseimbangan negatif di daerah lain. Ini juga dapat terjadi ketika nomor yang salah dicatat untuk inventaris yang ditransfer.
Masalah Produksi
Proses produksinya bisa sangat kompleks ketika menyangkut perekaman. Produk sampingan, jumlah memo, jumlah batch, dan statistik produksi juga harus dihitung dengan benar. Kesalahan, duplikasi transaksi atau kesalahpahaman faktur sebenarnya dapat menunjukkan bahwa lebih banyak persediaan yang seharusnya dihasilkan daripada yang sebenarnya, menciptakan persediaan hantu dan keseimbangan negatif yang diselesaikan ketika kesalahan ditemukan.
Masalah Pengaturan Waktu
Waktu adalah salah satu jenis saldo persediaan negatif yang paling sederhana. Ketika persediaan baru dipesan, pengiriman persediaan dapat dicatat sebagai lengkap sebelum persediaan bahkan keluar dari produksi, yang mengarah ke keseimbangan negatif. Ini adalah hasil dari keterlambatan dalam pemrosesan, bukan kesalahan, dan harus diperbaiki dengan waktu.
Pertimbangan untuk Penyesuaian
Menyesuaikan inventaris untuk menjaga keseimbangan negatif bisa jadi sulit. Ketika datang ke masalah waktu, menyesuaikan persediaan akan benar-benar membuat masalah baru ketika transaksi selesai dan angka persediaan tiba-tiba terlalu tinggi. Menyesuaikan perbedaan berbasis lokasi dapat menyelesaikan masalah buku, tetapi bisnis harus memeriksa ulang untuk melihat apakah produk telah ditransfer secara fisik ke lokasi yang tepat. Dalam produksi, penyesuaian tidak akan menyelesaikan kesalahan organisasi yang menciptakan kesalahan perhitungan di tempat pertama.
