Layanan Pos A.S. (USPS) mendefinisikan kiriman massal sebagai kiriman dalam jumlah besar yang disiapkan sebelumnya oleh bisnis untuk menerima potongan harga. Untuk menerima potongan harga, bisnis melakukan beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan oleh karyawan USPS. Semua bisnis dapat memanfaatkan tarif surat massal; namun, organisasi nirlaba membayar tarif lebih rendah daripada jenis bisnis lainnya. USPS mengakui organisasi tertentu sebagai organisasi nirlaba: agama, persaudaraan, kelompok amal, dan lainnya. Instansi pemerintah dan kelompok sosial tidak memenuhi syarat.
Mengapa Organisasi Nirlaba Menggunakan Surat Massal
Organisasi nirlaba menggunakan surat massal untuk kampanye penggalangan dana tahunan. Surat dikirim ke ratusan donor, bahkan mungkin ribuan untuk kelompok besar nasional. Organisasi keanggotaan dapat memiliki surat yang dikirimkan kepada anggota secara teratur. Organisasi nirlaba berkomunikasi dengan banyak orang dan organisasi tentang pekerjaan mereka. Surat massal memungkinkan mereka mengirim surat dalam jumlah besar dengan harga lebih murah.
Tingkat Standar Nirlaba
Organisasi nirlaba yang mengajukan surat pada tingkat standar nirlaba mengirimkan Formulir PS 3624, Aplikasi untuk Surat pada Tarif Surat Standar Nirlaba, bersama dengan bukti status nirlaba dan dokumentasi lainnya. Ini tidak sama dengan mengajukan izin untuk mengirim surat dengan tarif borongan. Aplikasi yang berbeda, dan biaya tahunan, diperlukan untuk mengajukan izin pengiriman massal
Izin Surat Massal
Organisasi nirlaba harus menyelesaikan aplikasi dan membayar biaya tahunan untuk menggunakan surat massal dan membayar tarif nirlaba. Aplikasi dan biaya diajukan ke Business Mail Center yang akan digunakan nirlaba. Aplikasi terpisah dan biaya tahunan diperlukan untuk setiap Pusat Mail Bisnis. Pelamar memilih metode pembayaran --- prangko yang dibatalkan sebelumnya, meteran pengiriman pos, atau izin cetak - dan berlaku dengan metode itu. Setiap metode pembayaran memiliki aplikasi yang berbeda.
Metode Pembayaran Ongkos Kirim
Menggunakan prangko yang dibatalkan sebelumnya atau meter pos untuk membayar ongkos kirim surat massal tidak memerlukan biaya. Grup yang memilih opsi ini hanya membayar biaya tahunan untuk aplikasi surat massal. Jika suatu kelompok memilih untuk menggunakan cetakan izin untuk membayar ongkos kirim, ada biaya satu kali. Metode ini melibatkan pengaturan akun dan penyetoran. Ada persyaratan tambahan untuk jejak izin, seperti biaya untuk akun yang tidak aktif.
Persiapan Email Massal
Pengguna surat massal mempresortir surat mereka dengan kode pos, menggunakan baki, binding, dan bahan-bahan lain yang disediakan oleh Business Mail Center yang menyimpan izin grup dalam file. Instruksi tersedia untuk menyiapkan pengiriman massal, termasuk konten yang disetujui. Hanya surat domestik yang diizinkan untuk pengiriman massal. Setelah pengiriman disiapkan, organisasi nirlaba harus membawanya ke fasilitas surat massal, atau Pusat Mail Bisnis.
Tarif Surat Massal
Harga ditentukan oleh beberapa faktor, termasuk konten, ukuran, dan jarak. Berapa banyak item dalam surat massal dan kelas surat juga mempengaruhi harga. Kelompok nirlaba yang memenuhi syarat untuk tarif standar nirlaba, akan berkualitas untuk tarif pengiriman massal nirlaba.
Kiat
USPS menggunakan istilah "yang dipilih" dan "surat massal" dan "surat komersial" secara bergantian. Jika Anda berencana mengirim surat massal, beri tahu Pusat Surat Bisnis Anda. Untuk pengiriman sangat besar, ada bisnis yang melakukan pengiriman massal untuk biaya.
