Sebagai pemilik bisnis, tidak mungkin mengendalikan semuanya. Perencanaan kontinjensi adalah tentang mengenali keterbatasan Anda dan bersiap menghadapi hal-hal yang tidak dapat Anda hindari: bencana alam, terorisme, kegagalan perangkat keras, dan peristiwa lain yang mengancam menghentikan bisnis yang mati. Dilakukan dengan benar, rencana darurat seharusnya tidak membuat Anda takut. Seharusnya meningkatkan kemampuan perusahaan Anda untuk mengatasi ketika hal-hal tidak berjalan semulus yang diharapkan.
Tahan Stabil, Bahkan dalam Bencana
Memiliki rencana darurat berarti bahwa, ketika hal yang tidak terduga terjadi, bisnis Anda dapat mempertahankan kondisi operasi sebaik mungkin, tergantung pada tingkat keparahan bencana. Alih-alih bangkrut ketika bangunan Anda terkena tornado, asuransi pertolongan bencana yang Anda beli dapat menutupi biaya besar, misalnya. Menurut sebuah artikel oleh Darrell Rigby untuk "Forbes," Dewan Perdagangan New York menyelamatkan diri dengan membangun lantai perdagangan kedua di luar World Trade Center. Rencana kontingensi terorisme ini membuat dewan tetap sehat dan dalam bisnis, terlepas dari serangan yang terjadi pada 11 September 2001.
Staf yang diberdayakan
Rencana darurat yang efektif menguraikan siapa yang bertanggung jawab atas apa yang terjadi dalam menghadapi bencana. Asalkan Anda menguji rencana Anda dan membuat anggota staf Anda menyadari tugas mereka, sebuah rencana darurat menghemat waktu jika yang terburuk terjadi. Alih-alih memiliki orang yang menunggu arah, Anda memiliki tenaga kerja yang penuh dengan orang yang tahu apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Lebih sedikit waktu yang terbuang untuk mengoordinasikan karyawan dan memberikan pesanan, sehingga Anda dapat fokus menangani masalah apa pun yang tidak Anda perhitungkan dalam rencana awal Anda.
Rencanakan untuk yang terburuk
Ketika Anda merencanakan yang terburuk sebelumnya, Anda mungkin menemukan bahwa beberapa bencana sebenarnya dapat dicegah. Duduk dan berpikir tentang risiko perusahaan Anda adalah satu-satunya yang diperlukan untuk mengungkap masalah ini. Misalnya, mungkin Anda mengambil begitu saja basis data perusahaan Anda, tetapi analisis risiko mengungkapkan bahwa mereka semakin tua dan Anda tidak memiliki cadangan di tempat. Mengganti peralatan Anda yang sudah tua dan merancang sistem cadangan membantu mencegah krisis sebelum terjadi.
Merasa Lebih Siap
Ketika Anda merencanakan apa yang mungkin terjadi, Anda lebih siap secara psikologis untuk menghadapi hal-hal yang tidak terduga. Dengan tidak adanya rencana, Anda harus memikirkan langkah apa yang harus diambil pertama, kedua dan ketiga untuk meminimalkan kerusakan akibat peristiwa bencana. Dengan rencana darurat, dasar-dasar itu sudah didokumentasikan, membuat pikiran Anda jernih untuk mengatasi masalah tingkat yang lebih tinggi. Ketika Anda tahu bahwa Anda telah melakukan semua yang dapat Anda lakukan untuk menangani situasi yang buruk, Anda dapat mendekati masalah dengan sikap tenang dan asertif.
