Setiap bisnis harus dapat menerima surat, baik itu tagihan, lisensi atau paket. Untuk menerima surat, Anda harus mematuhi peraturan dan regulasi Layanan Pos Amerika Serikat untuk pengiriman surat. Aturan bervariasi berdasarkan pada bagaimana dan di mana Anda ingin menerima email Anda.
Kotak Individu vs. Kotak Surat Cluster
Regulasi kotak surat perumahan USPS sebagian besar berfokus pada apakah Anda memiliki kotak surat klaster atau kotak surat individual. Kotak surat Cluster adalah unit yang berisi beberapa kotak untuk beberapa alamat semua dalam satu unit, sementara kotak surat individu mungkin bersebelahan di satu posting, tetapi masing-masing adalah unit sendiri.
Kantor pos lebih suka kotak surat kluster karena mereka mempercepat proses pengiriman, dan peraturan terbaru mengharuskan kotak surat individu baru untuk dikelompokkan dua ke garis properti di mana mungkin untuk mempercepat pengiriman. Pengembang membangun komunitas baru sering terkejut mengetahui bahwa kantor pos hanya akan memungkinkan mereka untuk mengatur pengiriman ke kotak surat cluster bahkan jika masing-masing properti di komunitas tersebut membentang beberapa hektar. Postmaster lokal dapat mengeluarkan pengecualian untuk aturan ini sesuai kebutuhan.
Regulasi Kotak Pesan Individual
Anda tidak bisa hanya mengambil kotak yang lama, menempelkannya di trotoar dan berharap untuk benar-benar mengirim surat kepadanya. Jika Anda membeli kotak surat premade, selalu dapatkan kotak surat yang memiliki meterai persetujuan kepala kantor jenderal. Jika Anda memilih untuk membuat sendiri, itu harus memenuhi standar yang sama dengan kotak surat komersial, jadi bawa rencana Anda ke kepala kantor pos setempat sebelum membangunnya untuk mendapatkan persetujuan.
Kotak yang disetujui dapat berukuran sekitar 18,56 hingga 23,81 inci, lebar 6,25 hingga 11 inci, dan tinggi 6 hingga 15 inci. Kantor pos baru-baru ini menyetujui ukuran kotak yang tersedia secara komersial baru yang mengakomodasi paket dengan lebih baik. Ini adalah 13,63 inci lebar, 7,75 inci di samping, 12 inci di tengah dan 16,5 inci.
Apa pun ukuran kotak surat yang Anda pilih, letakkan nomor rumah atau apartemen Anda di kotak itu, dan jika terletak di jalan yang berbeda dari rumah atau apartemen Anda, tuliskan alamat jalan lengkap Anda di situ.
Tinggi dan Penempatan Kotak Pesan Individual
Jika Anda memiliki kotak surat, Anda harus menginstalnya dengan benar untuk menerima surat. Ketinggian kotak surat harus antara 41 dan 45 inci dari permukaan jalan (bukan trotoar) ke bagian bawah kotak surat atau titik masuk surat. Kotak tersebut harus ditempatkan 6 hingga 8 inci di belakang trotoar sehingga orang yang mengantar dapat mengirim surat tanpa keluar dari kendaraannya. Kotak yang harus dilampirkan ke rumah harus mudah diakses dari trotoar, tangga atau teras.
USPS tahu bahwa mobil kadang-kadang menabrak kotak surat, jadi demi keselamatan, mereka merekomendasikan bahwa semua pos stabil tetapi masih bisa jatuh atau menekuk jika menabrak. Untuk alasan itu, mereka menyarankan untuk menggunakan penyangga kayu 4 inci dengan 4 inci atau aluminium diameter 2 inci atau pipa baja. Dukungan keras seperti pipa logam berat dan tiang beton harus dihindari. Mereka juga menyarankan agar tiang tersebut ditanam tidak lebih dari 24 inci. Saran pos ini tidak wajib tetapi disarankan untuk membantu menjaga mereka agar tidak berbahaya bagi pengemudi yang mungkin menabrak mereka dalam suatu kecelakaan.
Aturan Kotak Surat Cluster
Seperti kotak surat individual, peraturan USPS cluster kotak surat yang tersedia secara komersial menyatakan bahwa kotak tersebut harus disetujui oleh kepala kantor pos umum sebelum disiapkan untuk dijual. Unit dapat dijual dengan berbagai nomor pintu dan dapat datang dalam berbagai bentuk, dengan beberapa yang agak sempit dan yang lainnya sebagian besar berbentuk persegi. Sebagian besar unit juga memiliki beberapa pintu yang lebih besar untuk pengiriman paket. Pengembang juga dapat memilih untuk menginstal satu atau lebih kotak tambahan yang hanya memiliki kompartemen berukuran paket. Nomor pada kotak mungkin terkait atau tidak dengan alamat jalan penerima. Pengembang dapat memilih untuk memasang unit ini di dalam atau di luar ruangan, dengan unit dalam ruangan lebih umum untuk tempat-tempat seperti kompleks apartemen dalam ruangan. Unit luar ruang dapat didekorasi dengan lampu, tempat teduh atau perangkat tambahan lainnya agar kotak-kotak tersebut lebih sesuai dengan estetika lingkungan.
Jika kantor pos memiliki unit-unit ini, mereka akan membagikan tiga kunci kepada masing-masing pemilik properti, yang harus mengembalikan kunci pada saat ia mengosongkan properti. Jika kotak-kotak itu dimiliki oleh entitas swasta, orang atau perusahaan itu harus membagikan kunci-kunci yang dianggap cocok.
Aturan Slot Pintu
USPS tidak akan lagi mengirimkan surat ke pintu alamat baru. Alamat dengan slot pintu yang ada harus memastikan memenuhi persyaratan USPS dan memiliki bukaan antara tinggi 1,5 dan 7 inci dan setidaknya 30 inci di atas lantai. Slot horisontal harus memiliki penutup berengsel di bagian atas, dan slot vertikal harus berengsel di sisi berlawanan dari engsel pintu.
Alamat Tidak Terkena
Ada beberapa area di mana USPS tidak akan mengirim ke alamat individu sama sekali, dan penduduk harus mengambil surat mereka di kantor pos setempat. Ini bisa disebabkan oleh peraturan setempat, cuaca atau masalah keamanan. Umumnya, mereka yang diharuskan mengambil surat tidak akan diharuskan membayar untuk kotak pos mereka.
Pada alamat yang dapat dikirimkan, operator harus dapat masuk ke kotak surat Anda dengan aman. Jika seorang pengirim tidak dapat masuk ke kotak surat Anda dengan aman, ia dapat membawa surat kembali ke kantor pos. Bahaya keamanan mungkin termasuk tangga yang tidak aman, anjing gembur, kondisi es dan banyak lagi. Jika bahaya tidak diatasi, USPS bahkan mungkin meminta pelanggan untuk mendapatkan kotak pos.
Pengiriman Umum USPS
Individu yang tidak dapat menerima email pada alamat pengiriman standar dapat memilih untuk menggunakan pengiriman umum sebagai gantinya. Itu berarti Anda dapat memilih untuk mengambil surat Anda di kantor pos di kota pilihan Anda. Untuk melakukan ini, Anda harus memiliki surat Anda dialamatkan dengan nama Anda, kata-kata "pengiriman umum" dan kota, negara bagian dan kode pos + 4 kantor pos setempat. Sebagai contoh:
John Smith
Pengiriman Umum
Kota, Negara 12345-9999
Pengiriman umum hanya akan tersedia di kantor pos utama di kota atau kota dengan lebih dari satu lokasi kantor pos.
Pengiriman Paket USPS
Paket dan barang-barang lainnya mungkin tidak dikirimkan ke kotak surat oleh entitas apa pun kecuali USPS menurut hukum federal. Inilah sebabnya mengapa perusahaan seperti FedEx dan UPS hanya akan mengirim ke alamat rumah atau bisnis melalui pintu depan. Ini juga sebabnya mereka akan selalu meninggalkan slip pengiriman di pintu daripada di kotak surat. Agen-agen ini tidak dapat mengirim ke kotak pos atau surat yang ditujukan untuk pengiriman umum.
Inilah sebabnya mengapa beberapa orang dan perusahaan memilih untuk mendapatkan kotak surat di perusahaan swasta seperti Kotak Surat Dll atau lokasi FedEx. Karena surat yang dikirim ke bisnis ini ditujukan ke lokasi nyata (123 Main St. # 115, misalnya), setiap layanan pengiriman dapat menyimpan surat dalam kotak-kotak ini. Ini juga berguna untuk situasi di mana "alamat asli" diperlukan dan kotak pos tidak akan diterima, seperti dengan perusahaan kartu kredit.
Adapun kebijakan pengiriman paket USPS, agensi akan mengirimkan paket dalam kotak surat jika ruang memungkinkan. Jika tidak, operator dapat meninggalkannya di teras rumah atau bisnis atau meninggalkan slip pengiriman yang memberi tahu pelanggan untuk mengambilnya di kantor pos setempat.
