Ketika Anda mengelola proyek atau tim, pada akhirnya Anda akan diminta untuk membeli produk atau layanan dari perusahaan luar. Perusahaan memiliki protokol yang merinci jumlah dolar spesifik yang dapat diberikan karyawan atas nama perusahaan. Jika pembelian yang Anda ingin lakukan lebih tinggi dari ambang yang ditentukan, seorang penyelia diwajibkan untuk mengesahkan pembelian tersebut. Dalam hal ini, proposal pembelian digunakan untuk membenarkan kebutuhan untuk pembelian, terutama ketika biayanya akan besar atau mempengaruhi bagian penting dari bisnis.
Buat grafik perbandingan. Bagan harus mencantumkan setiap penyedia barang atau layanan yang Anda cari dan mengandung atribut yang relevan mengenai penawaran. Misalnya, jika Anda mencari vendor untuk menyediakan kegiatan pengembangan tim untuk staf, kategori akan mencakup: Nama Perusahaan, Lokasi, Opsi Aktivitas, Opsi berdasarkan Harga, Staf yang Termasuk, Klien Masa Lalu, dan Referensi / Referensi. Sertakan sebanyak mungkin atribut "sekilas". Ini akan membuat data mudah ditinjau.
Lakukan riset Anda. Kompilasi daftar tiga hingga lima vendor yang memasok barang atau jasa yang Anda cari. Memasukkan banyak vendor dalam proposal Anda menunjukkan uji tuntas dan membantu manajer Anda memahami alasan Anda dengan cepat. Dapatkan penawaran tertulis dari masing-masing vendor dan isi tabel perbandingan dengan data mereka. Rencanakan dengan tepat, karena beberapa vendor memerlukan waktu untuk menyediakan penawaran. Dapatkan komitmen dari kontak vendor Anda kapan Anda akan menerima penawaran tertulis. Terakhir, minta vendor untuk referensi dari perusahaan yang telah berbisnis dengan mereka yang mirip dengan Anda.
Panggil referensi vendor. Semua atribut lain, seperti harga dan layanan, dapat dianggap sama tetapi tidak semua vendor cocok untuk perusahaan Anda. Vendor mungkin memiliki produk yang tepat tetapi tidak dapat mengirimkannya tepat waktu dengan andal. Vendor layanan mungkin tidak memiliki pengalaman dengan jenis perusahaan Anda tetapi melakukannya dengan sangat baik dengan jenis lain. Referensi akan membantu Anda melindungi dari masalah-masalah semacam ini dan memperkuat validitas proposal Anda.
Membuat sebuah keputusan. Bandingkan vendor berdasarkan atribut yang telah Anda tentukan, referensi dan kutipan tertulis. Bagikan temuan Anda dengan seorang kolega yang pendapatnya Anda hargai dan minta masukannya. Tetap objektif dan pilih vendor dengan nilai terkuat bagi perusahaan.
Buat memo. Alamat surat kepada pembuat keputusan untuk pembelian. Tuliskan pernyataan singkat tentang niat Anda untuk membeli dan jelaskan mengapa pembelian itu perlu dan apa manfaatnya bagi perusahaan. Jika Anda dapat menghitung laba atas investasi, pastikan untuk memasukkan rincian itu dalam memo. Juga termasuk penelitian yang Anda lakukan, alasan keputusan Anda dan biaya pembelian jangka pendek dan jangka panjang yang terkait.
Kirimkan memo itu ke penyelia Anda. Sertakan proposal vendor dan bagan perbandingan sebagai lampiran. Jadwalkan rapat dengan penyelia Anda untuk membahas pembelian secara terperinci. Cobalah untuk mengantisipasi pertanyaan yang akan dimiliki supervisor Anda dan datanglah ke pertemuan terjadwal dengan jawaban yang kuat dan percaya diri.
Kiat
-
Pisahkan biaya berkelanjutan dan biaya pengaturan pada grafik perbandingan Anda.
