Memindahkan bisnis bisa menjadi waktu yang menyenangkan namun menegangkan. Untuk memastikan transisi yang lancar, mintalah karyawan untuk ikut serta dalam proses, buat rencana dan jadwal yang terperinci dan antisipasi beberapa tingkat keterlambatan dan perlambatan bisnis.
Berkomunikasi Tentang Pindah
Berikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada karyawan tentang langkah tersebut dan apa artinya bagi perusahaan, klien dan pemasok, serta untuk staf dan keluarga mereka. Relokasi jarak jauh dapat berdampak besar pada karyawan, terutama jika mereka harus mengubah perjalanan mereka atau mengubah rutinitas pengasuhan anak atau jadwal rumah tangga mereka. Berikan jadwal untuk perpindahan yang mencakup tanggal-tanggal penting, seperti kapan klien akan diberitahu, kapan materi pribadi harus dikemas dan kapan perpindahan fisik akan berlangsung.
Libatkan Staf
Libatkan karyawan dalam gerakan dengan membentuk komite staf atau penghubung departemen yang akan bertanggung jawab untuk mengatur berbagai aspek gerakan. Izinkan staf untuk mengajukan pertanyaan, menyuarakan keprihatinan, dan membuat saran tentang cara untuk meminimalkan waktu henti atau gangguan rutinitas kerja dan fungsi bisnis. Jadikan relokasi terasa seperti petualangan daripada stres dengan menekankan aspek positif, seperti lebih banyak ruang untuk semua orang atau kesempatan untuk mendapat masukan tentang tata letak dan desain kantor.
Kembangkan Sistem Organisasi
Dorong karyawan untuk menggunakan langkah ini sebagai kesempatan untuk membersihkan ruang atau kantor mereka, memilah file dan menjadi lebih terorganisir. Mengkoordinasikan langkah dengan menugaskan departemen dengan kode warna dan karyawan dengan nomor identifikasi untuk digunakan dalam pengepakan dan pelabelan peralatan kantor, furnitur, persediaan, file, dan item lainnya untuk dipindahkan. Bersikeras bahwa barang-barang pribadi seperti foto, penghargaan dan dekorasi kantor dikemas dan diangkut oleh karyawan sebelum pindah kantor untuk memastikan keamanan.
Pastikan Transisi TI
Sementara beberapa downtime diharapkan selama relokasi kantor, upayakan segala upaya untuk memiliki peralatan kantor dan TI di tempat dan beroperasi pada hari pertama di kantor baru. Ini akan memungkinkan staf untuk tetap berhubungan dengan klien dan pemangku kepentingan lainnya, mengakses email dan merasa terhubung saat mereka masuk ke ruang baru. Mempersiapkan potensi gangguan selama perpindahan dengan mendorong kembali tenggat waktu utama atau memperpanjang jadwal proyek untuk mengurangi tekanan pada karyawan. Poskan pemberitahuan di situs web Anda dan pada rekaman voicemail kantor Anda yang memungkinkan pelanggan mengetahui Anda berada dalam fase transisi sehingga Anda dapat mempertahankan tingkat layanan pelanggan yang tinggi.
Relokasi Jarak Jauh
Jika Anda memindahkan kantor Anda dari jarak yang cukup jauh, beberapa staf mungkin dihadapkan pada pilihan antara memindahkan rumah tangga pribadi mereka atau mencari pekerjaan baru. Jika ini masalahnya, berikan pemberitahuan terlebih dahulu tentang perpindahan tersebut dan bantu karyawan dengan keputusan apa pun yang mereka buat. Misalnya, untuk staf yang bersedia bergerak, berikan rujukan ke profesional real estat yang berspesialisasi dalam relokasi bisnis. Jika staf tidak dapat bergerak, buat rekomendasi untuk posisi baru dengan meminta bantuan dari rekan kerja.
