Untuk menandatangani atau tidak untuk menandatangani? Itu adalah pertanyaan yang sering muncul ketika manajer sibuk berangkat untuk menulis memo. Tidak seperti surat bisnis, yang jelas membutuhkan tanda tangan, memo adalah masalah yang berbeda. Apakah akan menandatanganinya tidak jelas bagi banyak manajer muda yang baru memulai di dunia bisnis. Kiat-kiat berikut akan membantu menjelaskan apakah akan masuk atau tidak.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Program pengolah kata dasar
-
Panduan tata bahasa atau buku gaya, mis., Buku Gaya AP
-
Penelitian topikal, mis., Laporan keuangan, laporan akuntansi, dll.
-
Kamus, tesaurus, perangkat lunak spreadsheet (opsional)
Di permukaan mereka mungkin tampak serupa, tetapi ada banyak perbedaan antara memo dan surat. Surat yang ditulis pada kop surat perusahaan adalah dokumen eksternal. Mereka cenderung pergi ke audiens luar yang lebih kecil, seperti klien, pemasok dan regulator industri. Ini membuat tanda tangan elemen yang diperlukan. Namun, memo bersifat internal dan biasanya hanya dilihat oleh karyawan perusahaan. Dalam praktiknya, memo tidak menyertakan tanda tangan. Namun, kadang-kadang manajer bijaksana untuk memasukkan inisial mereka di sebelah nama mereka di header. Trik sebenarnya adalah mengetahui jika dan kapan melakukannya.
Tujuan memo akan membantu menentukan apakah akan menandatanganinya atau tidak. Kedua untuk email, memo adalah alat utama yang digunakan oleh manajer untuk berbagi informasi dengan karyawan, apakah itu pengumuman sederhana atau informasi kunci mengenai perubahan kebijakan. Beberapa memo cenderung lebih sensitif di alam daripada yang lain.
Seberapa sensitif informasi tersebut? Memo rutin - yang berhubungan dengan topik yang tidak kontroversial - merupakan sebagian besar memo yang dikirim oleh manajer. Jenis memo ini jarang membutuhkan tindak lanjut dan cenderung dianggap sebagai nilai nominal. Topik lain, seperti tindakan perampingan perusahaan, pengurangan tunjangan kesehatan, dll., Bisa sulit bagi karyawan untuk didengar. Akibatnya, validitasnya dapat ditentang. Ketika topiknya sensitif, penulis memo dapat menginisialisasi memo untuk menambahkan validitas ke konten. Tetapi bahkan kemudian, inisial tidak diperlukan.
Berapa banyak orang yang akan menerima memo itu? Sekali lagi, memo terkadang ditujukan kepada ratusan orang dan menginisialisasi mereka mungkin merupakan tugas yang menghabiskan waktu. Dalam dunia bisnis, waktu adalah uang. Bahkan menambahkan inisial mungkin merupakan usaha besar. Saat memutuskan apakah akan memulai memo atau tidak, tanyakan nilai apa yang ditambahkan dengan tugas ini? Jika tidak ada, lewati saja.
Kiat
-
Tanda tangan memblokir sinyal kepada pembaca bahwa mereka telah mencapai akhir surat. Namun, dengan memo, telegraf akhir dengan menggunakan ekspresi transisi yang menyoroti kesimpulan, seperti "sebagai penutup" atau "terakhir."
Peringatan
Ingat, apakah Anda menulis memo atau surat, dengan atau tanpa tanda tangan, itu mungkin dokumen yang mengikat secara hukum. Jangan pernah lari korespondensi dengan tergesa-gesa. Anda bisa mendapatkan diri Anda dan perusahaan Anda dalam air panas.
