Sistem sumber daya manusia (SDM) adalah sistem teknologi informasi yang menangkap, menyimpan, dan berbagi informasi terkait praktik, kebijakan, dan manajemen sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Ia juga dikenal sebagai sistem manajemen sumber daya manusia (SDM), sistem informasi sumber daya manusia (SDM), sistem manajemen modal manusia (HCMS) dan teknologi informasi sumber daya manusia (SDM). HRS membantu organisasi mengelola semua aspek sumber daya manusia yang kompleks dan saling berhubungan, termasuk kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan federal dan negara bagian.
Struktur HMS
HRS mengotomatiskan fungsi manajemen sumber daya manusia yang penting, seperti manajemen karyawan, kompensasi dan tunjangan, dan dukungan keputusan. Ini terdiri dari satu set basis data terintegrasi yang dihubungkan dengan unit pemrosesan fungsional, seperti perekrutan, waktu dan kehadiran, gaji, tunjangan dan pensiun, keterampilan dan pelatihan karyawan. Karena basis data terintegrasi, informasi dasar, seperti nama karyawan, alamat, dan nomor Jaminan Sosial, hanya perlu dimasukkan satu kali, setelah itu semua unit pemrosesan fungsional dapat mengambil dan menggunakan informasi tersebut.
Manajemen Karyawan
HRS menangkap semua informasi tentang karyawan dari aplikasi awal mereka untuk pekerjaan hingga gaji terakhir mereka. Ini menangkap informasi pengidentifikasi dasar, penugasan pekerjaan, informasi kinerja, tingkat upah, inventaris keterampilan karyawan, dan riwayat pelatihan. Informasi yang ditangkap dalam database manajemen karyawan juga digunakan untuk pelaporan kepatuhan yang diperlukan untuk Komisi Kesempatan Kerja yang Setara (EEOC), seperti usia, jenis kelamin, asal negara, ras, dan kecacatan.
Kompensasi dan keuntungan
Fungsi kompensasi dan tunjangan HRS mengumpulkan informasi tentang jam kerja dan menggunakannya untuk menghitung upah, jumlah pajak federal dan negara bagian, dan potongan lainnya, seperti asuransi kesehatan dan kontribusi pensiun. Sistem ini menghasilkan cek gaji atau setoran langsung ke rekening bank karyawan. Ini juga menghitung liburan yang diterima dan cuti sakit dengan total periode pembayaran dan tahun-ke-tanggal.
Pendukung keputusan
HRS menyederhanakan pelaporan dan kegiatan pendukung keputusan dengan menghasilkan laporan sumber daya manusia standar, seperti gaji, karyawan baru dan transfer karyawan. Informasi ini digunakan untuk mengelola bisnis, mengukur kinerja organisasi, dan merencanakan masa depan. HRS juga memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan khusus untuk menganalisis situasi tertentu dan mengidentifikasi tren, seperti peningkatan pergantian karyawan di satu area organisasi.
Berbagi informasi
Sistem sumber daya manusia memfasilitasi pertukaran informasi dan integrasi dengan sistem bisnis penting organisasi, termasuk keuangan, akuntansi, dan rantai pasokan. Mereka juga memungkinkan berbagi data dengan pihak ketiga, seperti laporan untuk badan pengatur dan transfer data ke dan dari administrator asuransi kesehatan dan rencana pensiun.
Layanan Mandiri Karyawan
Banyak sistem sumber daya manusia mencakup fungsi swalayan karyawan yang beroperasi melalui tautan intranet - situs web aman dan pribadi milik perusahaan. Dengan menggunakan situs web ini, karyawan dapat memperbarui informasi pribadi mereka, memasukkan jam kerja mereka, mendaftar untuk pelatihan dan mencari akumulasi liburan dan cuti sakit mereka tanpa harus menghubungi perwakilan sumber daya manusia. Karyawan dapat mencari informasi mereka dari komputer di meja mereka, komputer laptop atau dari kios komputer yang terletak di lantai pabrik atau di gudang.
