Sebelum merekrut karyawan pertama, perusahaan harus memformalkan kebijakan dan prosedurnya; ini berlaku untuk perusahaan mana pun. Kebijakan dan prosedur perusahaan membentuk sesuatu yayasan; semakin baik kebijakan dan prosedur ditulis dan semakin inklusif, semakin baik bisnis akan berjalan.
Fitur Kebijakan
Kebijakan suatu perusahaan mencakup lebih dari sekadar kebijakan wajib negara bagian dan federal yang diwajibkan oleh hukum; kebijakan perusahaan mewujudkan pendirian perusahaan pada isu-isu spesifik, baik yang terkait dengan pekerjaan dalam perusahaan dan lebih banyak pekerjaan eksternal. Kebijakan akan mencakup sikap perusahaan tentang waktu cuti, hari libur dan hari libur. Mereka juga akan menunjukkan pandangan perusahaan tentang bagaimana pelanggan harus diperlakukan, melalui kebijakan layanan pelanggan dan kebijakan pengembalian, barang rusak, dll. Kebijakan perusahaan akan menentukan cara informasi dilindungi dan tindakan administratif dilakukan - bukan prosedur yang sebenarnya, tetapi tindakan umum yang dipilih perusahaan untuk diambil dan mengapa.
Fitur Prosedur
Sebagai pelengkap kebijakan, yang menentukan mengapa sesuatu dilakukan, prosedur perusahaan menjelaskan bagaimana tindakan dilakukan. Ini sangat penting bagi perusahaan besar. Standar kinerja dan kesamaan dalam bagaimana tugas diselesaikan berkontribusi pada pengembangan konsistensi yang menguntungkan, karena mengurangi kurva pembelajaran dan memperlancar tugas, dan berkontribusi pada kepuasan karyawan, di mana standar kinerja didefinisikan dengan jelas dan tugas prosedurnya konsisten.
Manfaat
Manfaat utama dari penetapan kebijakan dan prosedur adalah konsistensi yang lebih besar. Jenis konsistensi ini, dipamerkan secara internal dan eksternal, membantu perusahaan beroperasi dengan efisiensi dan konsistensi yang lebih besar. Konsistensi lebih lanjut berkontribusi pada persepsi pelanggan terhadap kualitas dan integritas perusahaan. Jenis konsistensi ini sangat penting sehingga ada mandat hukum untuk perusahaan besar, seperti Sarbanes-Oxley, untuk menjamin konsistensi bagi para pemangku kepentingan. Bisnis kecil mendapat manfaat dari konsistensi yang diberikan oleh kebijakan dan prosedur juga. Misalnya, memiliki buku yang konsisten adalah sesuatu yang akan dicari oleh calon investor. Bahkan, tidak jarang bagi calon investor, atau petugas pinjaman, untuk meminta salinan kebijakan dan prosedur perusahaan, juga disebut buku pegangan perusahaan atau buku pegangan karyawan, hanya untuk alasan itu.
Buku Pegangan
Buku pegangan perusahaan / buku pedoman karyawan adalah kumpulan formal kebijakan dan prosedur perusahaan. Selain dari fakta bahwa buku pegangan ini, dalam banyak kasus, korespondensi formal pertama perusahaan akan dengan seorang karyawan, dan mungkin diminta oleh investor, buku pegangan itu juga meresmikan operasi bisnis, memberikan referensi bahwa seorang karyawan baru dapat terjadi ketika tidak yakin dengan kebijakan atau prosedur, serta memberikan dasar hukum untuk tindakan disipliner karyawan. Banyak tuntutan hukum telah digagalkan karena perusahaan memiliki buku pegangan karyawan, yang dengan jelas menyatakan kebijakan dan prosedur perusahaan.
Kesalahpahaman
Yang mengatakan, buku pegangan karyawan (dan dengan demikian kebijakan dan prosedur yang diformalkan) bukanlah sesuatu yang harus dilihat sebagai alat pidana atau kewajiban hukum. Sementara buku pegangan itu memang melayani tujuan-tujuan ini, perusahaan-perusahaan dengan buku pegangan karyawan terbaik (baca: paling berguna) menggunakan buku pegangan itu sebagai kesempatan untuk membangun sebuah yayasan yang membantu memastikan bahwa semua orang ada di halaman yang sama, baik dalam prosedur aktual atau mengapa prosedur itu dilakukan dengan cara itu.
