Baik untuk asosiasi kondominium atau perusahaan multinasional, risalah rapat membentuk dasar hukum untuk tindakan apa pun yang diambil oleh grup. Alokasi, kebijakan, pembelian - aktivitas apa pun dari korporasi, nirlaba atau nirlaba - harus dicatat dalam hitungan menit. Beberapa organisasi lebih informal daripada yang lain - Anda mungkin tidak akan mendengar tetangga bergerak untuk meletakkan gerakan di atas meja di komite gereja - tetapi semua harus beroperasi sesuai dengan keputusan yang dibuat oleh badan pemerintahan mereka. Notulen memberikan bukti dari tindakan tersebut dan menentukan niat mereka.
Dipersiapkan
Rencanakan ke depan. Kumpulkan agenda dan daftar anggota atau peserta rapat sebelum pertemuan. Jika grup Anda tidak beroperasi secara normal dengan agenda, dorong ia untuk mulai melakukannya untuk mempertahankan fokus. Cari tahu berapa banyak anggota yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, sehingga Anda dapat mencatat kehadiran kuorum dalam risalah jika diperlukan.
Buat template untuk digunakan untuk catatan Anda. Termasuk ruang untuk tanggal, waktu dan lokasi, dan daftar anggota untuk menandai kehadiran dan ketidakhadiran. Jika pertemuan melibatkan input publik, masukkan baris untuk nama dan masalah masing-masing alamat. Beberapa situs web seperti Meetingtemplates.com menawarkan templat gratis untuk berbagai jenis rapat.
Isi tanggal, waktu, tempat, peserta dan informasi kuorum pada pertemuan tersebut. Perhatikan siapa yang memanggil rapat untuk memesan dan waktu. Jika memungkinkan, mintalah anggota masyarakat yang hadir untuk mendaftarkan nama mereka sehingga Anda tidak perlu bertanya bagaimana mengejanya. Dalam grup keanggotaan besar, edarkan lembar pendaftaran untuk memeriksa ulang daftar hadir Anda.
Jalankan Secara Akurat
Catat setiap masalah, dan tindakan apa pun yang diambil. Selalu sertakan nama anggota yang melakukan mosi. Gerakan pertama umumnya adalah untuk menerima notulen dari pertemuan sebelumnya, diikuti oleh laporan komite. Sertakan rekomendasi dan tindakan apa pun yang diambil sebagai tanggapan. Simpan laporan komite tertulis untuk dimasukkan dalam risalah akhir. Jangan mencoba meringkas diskusi.
Catat nama-nama mereka yang memperkenalkan, memindahkan, atau mendukung tindakan bersama dengan pernyataan ulang yang akurat dari setiap gerakan. Banyak organisasi juga merekam orang yang menghentikan gerakan. Jangan ragu untuk meminta pernyataan ulang atau klarifikasi - catatan resmi ini mengikat kelompok untuk tindakan tertentu.
Rekam suara sesuai dengan sistem organisasi Anda. Anda membutuhkan setidaknya satu penghitungan suara. Beberapa kelompok juga menambahkan nama dan mencatat bagaimana masing-masing individu memberikan suara.
Catat waktu dan metode penundaan. Tanda tangani nama Anda sebagai penjaga sekretaris.
Melaksanakan
Segera tulis notulen, sementara rapat masih segar dalam ingatan Anda. Bawa mereka ke pemimpin untuk persetujuan dalam satu atau dua hari bersama dengan daftar laporan atau pameran.
Kirim menit ke anggota dan peserta yang telah meminta mereka melalui email, surat Kelas Satu, aplikasi bersama seperti Microsoft OneNote atau program cloud seperti Google Drive.
Persiapkan salinan resmi dan lampirkan laporan dan pameran asli untuk catatan permanen.
Kiat
-
Cobalah untuk menyempurnakan templat untuk kebutuhan organisasi Anda daripada mencoba menyesuaikan catatan rapat Anda dengan templat abstrak. Banyak templat bisnis terlalu informal untuk rapat organisasi atau publik.
Dorong penggunaan Aturan Tata Tertib Robert di organisasi Anda. Ini adalah format yang digunakan secara luas yang dapat disesuaikan dengan pertemuan formal dan informal.
