Saat merencanakan pertemuan di hotel, Anda akan ingin memastikan departemen penjualan menangkap kebutuhan grup Anda dengan benar sehingga Anda tidak akan ditagih berlebihan. Kontak Anda di hotel akan membuat resume grup untuk pertemuan Anda untuk dibagikan dengan departemen lain dan memastikan apa pun yang Anda butuhkan di hotel akan disediakan. Resume grup adalah profil yang mencakup tujuan organisasi Anda untuk bertemu di hotel, jumlah orang yang menghadiri, jumlah kamar tidur dan ruang parkir yang diperlukan, katering dan kebutuhan fungsional lainnya yang akan disediakan oleh hotel. Profil ini harus dibuat sekitar 14 hari sebelum acara Anda, jadi buat jadwal Anda sesuai.
Tuliskan semua yang Anda perlukan untuk rapat dan berikan kepada kontak penjualan hotel Anda untuk memastikan hotel memiliki sumber daya untuk memenuhi kebutuhan Anda. Makanan, makanan ringan, tempat parkir, ruang rehat dan kamar semalam adalah contoh barang yang harus Anda bagikan dengan kontak penjualan. Ini akan memberinya ide awal untuk visi Anda tentang pertemuan dan peran hotel agar berjalan dengan lancar. Ia dapat memberikan formulir standar untuk Anda isi untuk menangkap informasi ini.
Buat tanggal jatuh tempo untuk pendaftaran rapat peserta berkenaan dengan jadwal waktu yang harus dihubungi kontak penjualan hotel Anda untuk memberi tahu staf tentang kebutuhan rapat Anda. Gunakan insentif untuk mendorong pendaftaran awal, termasuk diskon biaya pendaftaran atau fasilitas konferensi. Pastikan peserta tahu apa yang tersedia untuk digunakan di hotel dan pertimbangkan untuk mendaftar kegiatan tambahan di formulir Anda. Perawatan spa, makan malam non-rapat, dan kegiatan tamasya adalah barang-barang yang dapat Anda sertakan jika hotel memiliki sumber daya untuk menyediakannya dan mereka memenuhi ruang lingkup pertemuan Anda.
Berkomunikasi dengan kontak penjualan Anda setelah Anda melampaui tanggal jatuh tempo terakhir Anda untuk memastikan ia memiliki jumlah orang yang hadir dan apa yang akan dibutuhkan dari hotel. Dasarkan nomor tambahan pada komunikasi yang Anda terima dari calon peserta yang ingin hadir tetapi ingin mendaftar di tempat, dan nomor bersejarah untuk pendaftaran di tempat.
Minta peninjauan resume grup Anda dua minggu sebelum pertemuan Anda. Pada saat ini, resume grup telah dibuat dan siap untuk dibagikan dengan anggota hotel lainnya. Anda ingin memastikan angka dan aktivitas yang ditangkap oleh kontak penjualan cocok dengan nomor dan aktivitas yang Anda rencanakan untuk rapat. Ajukan pertanyaan untuk memastikan Anda memahami setiap item baris yang Anda tinjau. Segera bawa perbedaan apa pun ke kontak kontak penjualan Anda.
Tinjau faktur Anda dari hotel dan sesuaikan dengan informasi yang Anda tinjau pada resume grup Anda dan informasi pendaftaran organisasi Anda setelah rapat selesai. Periksa ketidakakuratan dan biaya berlebihan. Jika Anda menemukannya, hubungi kontak penjualan Anda dan manajer penjualan sehingga mereka dapat diperbaiki.
Kiat
-
Minta salinan fisik resume grup Anda sebelum rapat untuk disimpan dalam catatan Anda. Tinjau formulir resume kelompok sampel untuk mengetahui apa yang dibutuhkan departemen penjualan hotel terlebih dahulu. Komunikasikan setiap perubahan besar yang akan memengaruhi kehadiran rapat Anda sesegera mungkin.
