Pertemuan kotak alat, juga disebut pembicaraan awak kapal atau pertemuan tailgate, adalah pertemuan singkat yang diadakan perusahaan untuk membahas masalah yang terutama berfokus pada topik keselamatan. Rapat kotak alat bersifat informal dan sering diadakan pertama kali selama minggu kerja. Seorang fasilitator yang terampil memimpin rapat, dan ada saat rapat ketika lantai dibuka untuk diskusi umum tentang topik tersebut.
Tujuan
Perusahaan mengadakan pertemuan kotak alat untuk membahas masalah keselamatan dan bahaya di tempat kerja. Pertemuan ini adalah cara yang ideal untuk memperkenalkan konsep atau prosedur baru dan menawarkan waktu untuk pertanyaan atau diskusi dengan karyawan. Pertemuan kotak alat juga mempromosikan hubungan yang baik antara pengusaha dan karyawan. Pastikan untuk menawarkan waktu bagi karyawan untuk membahas masalah: Ketika karyawan ditanyai pendapat mereka, mereka mungkin merasa lebih dihargai oleh perusahaan.
Detail
Sebuah bisnis dapat mengadakan rapat kotak alat hampir di mana saja. Itu bisa di ruang istirahat, trailer situs atau di tempat parkir.Fasilitator membuat agenda sebelum pertemuan untuk memastikan bahwa pertemuan tersebut memiliki fokus khusus. Dia kemudian menyampaikan fokus ini pada awal pertemuan untuk memberi tahu para peserta tentang pertemuan itu. Rapat-rapat ini terbaik diadakan pada pagi hari, lebih disukai pada hari Senin ketika karyawan kembali bekerja setelah libur akhir pekan; rapat biasanya berlangsung tidak lebih dari 10 menit.
Selebaran
Fasilitator pertemuan sering memberikan selebaran, diagram atau foto kepada peserta tentang apa yang dia diskusikan. Dokumen visual ini membantu karyawan lebih memahami topik. Jika tidak ada handout untuk ditawarkan, fasilitator dapat membagikan barang-barang lain untuk mengilustrasikan poin diskusi, seperti membagikan botol air kecil jika diskusi tentang panas yang ekstrem di tempat kerja.
Pertimbangan
Perusahaan sering menjadwalkan pertemuan kotak alat secara teratur, hanya untuk tetap terlibat dengan karyawan mereka. Jika tidak ada masalah baru untuk didiskusikan, rencanakan pertemuan seputar pembaruan masalah lama atau minta karyawan untuk mendiskusikan masalah apa pun yang mungkin mereka miliki. Perusahaan harus mencatat setiap pertemuan yang diadakan dengan tanggal, waktu, dan lokasi. Peserta harus masuk untuk menyimpan log kehadiran. Catatan tersebut juga harus memuat perincian tentang apa yang dibahas dalam pertemuan tersebut.
