Anda mungkin perlu banyak persiapan untuk menulis surat referensi yang solid bagi kebanyakan orang, terutama jika mereka kurang berpengalaman dalam posisi yang mereka lamar. Namun, ketika seorang kandidat memiliki banyak pengalaman administratif yang relevan, tugas itu mungkin menjadi lebih mudah karena Anda dapat memilih aspek mana dari pengalamannya yang paling berhubungan dengan posisi baru dan menjual aspek-aspek tersebut kepada pemberi kerja potensial. Pengalamannya mungkin berbicara sendiri, tetapi surat Anda dapat pulang bahwa ia adalah kandidat terbaik untuk pekerjaan itu.
Mulailah surat itu dengan mengidentifikasi kandidat yang Anda rekomendasikan. Kemudian, perkenalkan diri Anda, jelaskan kualifikasi Anda, dan nyatakan bagaimana Anda mengenal kandidat. Misalnya, Anda mungkin berkata, "Saya menulis surat ini untuk merekomendasikan Charles Willis untuk posisi akuntansi Anda. Nama saya Natalie Jones dan saya sudah mengenal Charles selama 22 tahun; Dia adalah penyelia saya di Madison Investments."
Tinjau kualitas terbaik kandidat, dengan fokus pada proyek atau tugas tertentu yang telah dikerjakannya. Jelaskan hasil nyata, seperti biaya rencananya telah dihemat. Jika dia pergi untuk pekerjaan akan berarti peningkatan besar,, memproyeksikan keberhasilannya untuk apa yang bisa dia lakukan di posisi baru.
Berikan contoh nyata kemampuannya untuk bekerja dengan orang lain sebagai administrator dan sebagai anggota tim, jika ada.
Jelaskan apa yang membuat kandidat ini menonjol sebagai administrator atau sebagai karyawan. Berikan contoh nyata tentang bagaimana dia telah melampaui dan melampaui tugasnya dan mencapai tujuan penting. Majikan potensial akan ingin tahu apa yang menjadikannya kandidat terbaik, dan deskripsi Anda tentang bagaimana dia menangani situasi tertentu dalam novel atau cara cerdas dapat meyakinkan calon majikan untuk mewawancarainya.
Buat rekomendasi yang kuat bagi perusahaan untuk mempekerjakan orang yang Anda referensikan. Yakinkan mereka bahwa ia mampu melakukan pekerjaan itu dan bahwa kepribadian serta kemampuannya untuk bekerja dengan orang lain akan membuatnya cocok. Jika kandidat Anda mencari posisi yang lebih tinggi dalam administrasi, tegaskan kembali bagaimana pengalamannya saat ini telah mempersiapkannya untuk pekerjaan itu dan bahwa ia memiliki pengalaman yang luar biasa di bidangnya. Jika ia mencari pekerjaan yang tidak terlalu menegangkan atau untuk melakukan perubahan karier, tegaskan kembali kualitas yang akan membuatnya menjadi karyawan yang baik.
Berikan nomor telepon dan email Anda seandainya orang yang Anda kirimi surat menginginkan informasi. Nyatakan bahwa Anda akan senang mendiskusikan kualifikasi kandidat secara lebih rinci.
