Dokumentasi adalah bagian dari kehidupan sehari-hari di dunia pengumpulan data pribadi, keuangan, dan umum, dan akibatnya, wajar jika audit berkala dilakukan berdasarkan metode penanganan dokumen. Audit menunjukkan langkah-langkah apa yang sedang dilaksanakan, metode yang harus diubah, dan cara untuk melakukan perubahan tersebut.
Prosedur Pengadaan
Organisasi harus secara berkala memverifikasi apakah prosedurnya untuk pengadaan dokumen dipatuhi. Audit dapat menunjukkan jika organisasi saat ini memiliki metode mengelola dokumentasi, apakah dokumen yang diperlukan disetujui oleh personel yang berwenang dan seberapa efisien perubahan dokumen ditangani. Bagian audit ini juga dapat menunjukkan bagaimana dokumen dapat diakses.
Penyimpanan Dokumen
Dokumen dapat disimpan sebagai salinan cetak atau file yang terkomputerisasi. Audit dapat menunjukkan apakah sistem penyimpanan rekaman diatur sesuai dengan kebutuhan organisasi. Audit juga harus menunjukkan berapa lama baik salinan cetak maupun dokumen yang terkomputerisasi disimpan. Audit harus menentukan apakah dokumen disimpan dalam kondisi baik dan dilindungi dari kerusakan, kerusakan atau kehilangan.
Deskripsi Dokumen
Audit harus memverifikasi bagaimana dokumen dideskripsikan dalam sistem pengarsipan organisasi.. Dokumentasi dapat didaftar berdasarkan nama, nomor, atau dalam bentuk deskriptif. Sebuah dokumen mungkin memiliki uraian singkat dan relevan untuk membuatnya lebih mudah ditemukan. Audit harus menunjukkan apakah dokumen diajukan secara sistematis berdasarkan nomor versi dan tanggal revisi.
