Mengevaluasi efektivitas dan efisiensi pemasok Anda sama pentingnya dengan operasi bisnis Anda seperti melakukan tinjauan kinerja tahunan karyawan. Ambil langkah ini untuk memeriksa secara kritis tingkat kinerja karena berkaitan dengan elemen kunci dari tanggung jawab pemasok. Ini membantu Anda menentukan apakah perjanjian kontrak yang Anda miliki dengan pemasok Anda dipenuhi dengan harapan Anda atau perlu penyesuaian untuk menjadi lebih efisien.
Diskusikan Harapan
Pada awal hubungan pemasok, harapan harus diuraikan sehingga kedua belah pihak memahami apa yang dicari pihak lain dalam persyaratan perjanjian. Elemen-elemen kunci yang perlu dipertimbangkan termasuk ketepatan waktu pengiriman, ketersediaan pasokan sumber produk, keramahan, fleksibilitas pemasok dan rasio harga-manfaat. Sama seperti Anda dapat menetapkan tujuan dan pengukuran dengan seorang karyawan, pertimbangkan sesuatu yang serupa untuk pemasok, seperti seperangkat harapan kinerja yang dapat Anda ukur dan diskusikan di evaluasi kontrak di masa depan.
Lacak Performa
Buat spreadsheet dengan judul seperti pengiriman tepat waktu, kualitas produk atau layanan, dan hubungan dengan orang lain dalam bisnis Anda, seperti gudang atau staf pengiriman atau tenaga administrasi.Sertakan kategori yang terkait dengan betapa mudahnya pemasok untuk menghubungi, seberapa sering kesalahan terjadi, apakah pemasok berjalan di atas dan di luar untuk memastikan dia memenuhi semua harapan Anda dan apakah ada masalah kinerja yang muncul selama kontrak yang perlu ditangani. Perbarui spreadsheet setiap kali pesanan dilakukan atau pengiriman dilakukan untuk melacak kinerja.
Evaluasi Duduk
Ketika tiba saatnya untuk memperbarui kontrak pemasok Anda atau menegosiasikan kembali perjanjian Anda, mintalah pertemuan pribadi untuk duduk dan membahas hal-hal khusus dari hubungan kerja Anda. Rujuk lembar evaluasi kinerja Anda dan sampaikan kekhawatiran, tawarkan pujian atau minta penyesuaian jika perlu. Misalnya, “Tiga kali tahun lalu kami memiliki pengiriman yang mengakibatkan lembur bagi staf gudang kami. Dua kali, pesanan salah dan harus dikembalikan, dan seorang sekretaris sering harus membuat banyak panggilan untuk menghubungi Anda ketika kami perlu melakukan perubahan di menit terakhir."
Diskusikan Perubahan Masa Depan
Bergantung pada umpan balik yang Anda dapatkan dari pemasok Anda, Anda dapat memilih untuk melanjutkan hubungan Anda dengan harapan yang baru didirikan atau Anda dapat memutuskan untuk beralih pemasok karena hubungan yang ada tidak lagi cocok. Jika pemasok adalah bagian dari organisasi yang lebih besar, Anda mungkin ingin melibatkan penyelia langsung pemasok dalam percakapan sebagai bagian dari proses. Anda mungkin diberikan individu yang berbeda untuk bekerja bersama atau perusahaan mungkin bersedia mengurangi biaya, mengeluarkan kredit atau menebus masalah kinerja yang buruk. Jika Anda memiliki kontraktor bintang yang bekerja sebagai pemasok, sampaikan komentar positif tentang kinerja mereka dan keandalan perusahaan secara keseluruhan.
