Undang-undang ketenagakerjaan federal mengharuskan pengusaha untuk menyimpan catatan akurat jam kerja karyawan. Meminta karyawan melacak jam mereka dengan kartu waktu, apakah dengan menggunakan jam waktu atau dokumen tulisan tangan, mengharuskan pemberi kerja mematuhi aturan tertentu yang diuraikan oleh Fair Standards Standards Act (FLSA).
Pencatatan
Informasi yang direkam pada kartu waktu karyawan dipandang sebagai dokumen resmi. Informasi pasti yang harus disimpan dalam catatan tidak dijabarkan secara ketat, namun, Departemen Tenaga Kerja AS menyarankan termasuk tanggal lengkap hari-hari bekerja dengan waktu masuk dan waktu keluar yang tercantum dengan jelas, bersama dengan total jam kerja untuk setiap hari. Kartu waktu untuk setiap karyawan harus disimpan dalam file setidaknya selama dua tahun. Departemen Tenaga Kerja mewajibkan pengusaha untuk menyediakan arsip untuk inspeksi. Simpan catatan di tempat yang mudah diakses karena Anda mungkin diminta untuk memberikan informasi lebih lanjut berdasarkan data yang tercantum pada setiap kartu waktu. Menyimpan catatan karyawan selama dua tahun bahkan jika orang itu tidak lagi dipekerjakan oleh Anda.
Lembur
Pencatatan jam kerja yang akurat dengan menggunakan kartu waktu sangat penting dalam menentukan apakah karyawan Anda dibayar lembur. Pekerja berhak atas upah tambahan untuk setiap jam yang dilaporkan pada kartu waktu melebihi 40 dalam satu minggu kerja. FLSA menggambarkan minggu kerja sebagai tujuh hari 24 jam berturut-turut, yang dapat dimulai pada hari apa saja dalam minggu yang Anda pilih, atau total 168 jam terus menerus. Seorang karyawan harus dibayar, minimal, tarif 1 1/2 kali berapa pun tarif normal per jamnya untuk setiap jam lembur. Beberapa pekerja dibebaskan dari aturan lembur, seperti tipe tenaga penjualan tertentu, karyawan eksekutif dan profesional, pekerja pertanian, dan lainnya. Lihat tautan yang disediakan di bagian sumber daya di bawah ini untuk informasi lebih lanjut tentang pengecualian karyawan.
Kebijakan Tertulis
Kembangkan standar yang Anda harapkan agar dipatuhi karyawan saat merekam jam mereka bekerja, seperti waktu mulai dan berhenti yang tepat, jumlah jam mereka harus bekerja setiap hari, dan berapa banyak waktu yang diberikan untuk istirahat. Pastikan setiap pekerja tahu bahwa jam perekaman yang salah mereka telah bekerja, atau dengan sengaja meninju kartu waktu rekan kerja, dilarang. Sebutkan tindakan disipliner apa yang akan Anda ambil jika prosedur ini tidak diikuti, hingga dan termasuk kemungkinan pemutusan hubungan kerja. Jika seorang karyawan menantang Anda secara hukum mengenai jumlah waktu mereka telah dibayar, memiliki pedoman yang menjelaskan prosedur Anda untuk mendokumentasikan waktu bekerja akan sangat membantu dalam membantu Anda dari sisi argumen.
