Rencana komunikasi yang efektif menambah nilai bagi organisasi dan sering membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan program. Tetapi, apa rencana komunikasi yang efektif? Komunikasi didefinisikan sebagai "suatu proses di mana informasi dipertukarkan antara individu melalui sistem simbol, tanda atau perilaku yang sama." Perencanaan komunikasi yang efektif membantu mengatasi hambatan dengan menciptakan bahasa yang sama dan membingkai pesan. Paket-paket ini membantu mengatur hierarki pesan utama dan menentukan secara spesifik tentang audiens Anda dalam hal waktu dan pengiriman.
Rencanakan Berkomunikasi secara Efektif
Rencana komunikasi yang efektif mengatur tahapan untuk mengelola pesan, mencapai hasil dan mengukur keberhasilan. Rencana mengidentifikasi dasar-dasar siapa, apa, di mana, mengapa dan bagaimana untuk setiap proyek komunikasi, program atau perusahaan. Membuat rencana memaksa Anda untuk memikirkan tujuan Anda dan mengantisipasi reaksi, termasuk hambatan, sebelum dipublikasikan. Rencana komunikasi juga memfokuskan upaya Anda dengan memberikan konteks, menetapkan prioritas, dan mengembangkan keselarasan. Ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan pesan yang konsisten yang membangun momentum dan disesuaikan dengan media yang digunakan.
Membangun Rencana
Sementara rencana komunikasi bervariasi dalam ukuran, tergantung pada ruang lingkup dan tujuannya, beberapa komponen utama meliputi: Analisis situasi. Apa masalah atau peluang yang ada? Bagaimana industri atau perusahaan berubah? Apakah Anda meluncurkan sesuatu yang baru? Apakah Anda memiliki data penelitian atau survei? Apakah ini situasi darurat atau krisis? Apakah faktor ekonomi atau politik relevan? Apa sejarahnya? Identifikasi audiens primer dan sekunder. Berapa ukuran audiens Anda? Apa pengetahuan mereka tentang situasi itu? Bagaimana mereka akan terpengaruh? Apakah mereka mau menerima? Rampingkan pesan. Mengapa mereka membutuhkan pesan ini? Apakah Anda memengaruhi audiens Anda? Meminta mereka untuk mengambil tindakan? Akankah mereka menolaknya? Apakah ada lapisan pada pesan? Tentukan distribusi. Bagaimana Anda menjangkau audiens Anda? Bisakah grup membantu Anda mengkomunikasikan pesan ini? Media apa yang cocok dengan pesan Anda? Seberapa cepat perlu keluar? Apa preferensi audiens Anda? Menentukan tujuan. Apa yang ingin Anda capai? Bagaimana Anda tahu jika Anda mencapainya? Apakah ini bisa diukur? butuh berapa lama? Berapa anggaran Anda? Ukur hasilnya. Apakah Anda mencapai tujuan Anda? Apakah ada langkah selanjutnya yang diperlukan? Apakah Anda perlu mengukur selama periode waktu tertentu?
Jenis-jenis Rencana Komunikasi
Tergantung pada bisnis Anda, rencana komunikasi biasanya ditemukan di berbagai tingkat organisasi. Dari sudut pandang perusahaan, rencana tersebut berfokus pada visi, misi, dan strategi bisnis. Ini juga dapat mencakup pencitraan merek dari keseluruhan organisasi. Pada tingkat produk, rencana komunikasi dapat membantu meluncurkan produk, memperluas lini produk, membangun merek atau meningkatkan pangsa pasar. Grup hubungan masyarakat mencari apa yang layak diberitakan dan bagaimana menggunakan media untuk menjangkau berbagai pasar. Ini juga dapat mencakup komunikasi krisis, serta hubungan masyarakat. Dalam sumber daya manusia, fokusnya adalah pada komunikasi karyawan. Bagaimana kita bisa menyampaikan informasi kepada karyawan tentang strategi, program, perubahan, dan pelatihan? Untuk hubungan investor, tujuannya adalah untuk mendapatkan minat finansial di perusahaan, membangun reputasi di komunitas itu dan meningkatkan peringkat.
Mendapatkan Word Out
Dengan pertumbuhan media, komunikator memiliki banyak pilihan, tetapi mengetahui audiens Anda sangat penting. Tanyakan pasar Anda apa yang sering mereka gunakan. Tentukan apa yang dibutuhkan pesan Anda. Apa ini mendesak? Apakah Anda memerlukan umpan balik? Apakah Anda membangun komunitas? Masing-masing akan mengarah pada sistem distribusi yang berbeda. Dalam banyak kasus, lebih dari satu kendaraan komunikasi diperlukan untuk memastikan pesan mencapai pasar Anda. Saluran distribusi umum meliputi: Rapat Email Media sosial (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Situs web / blog Newsletters / newpapers Presentations Siaran pers Manual Publikasi Handout Televisi Radio Video Webinar / webcast Sesi pelatihan
Blok Jalan menuju Rencana Komunikasi yang Efektif
Salah satu faktor kunci dalam komunikasi yang tidak efektif adalah perbedaan dalam cara kita berbicara, membaca, dan berpikir. Kami berbicara sekitar 100 kata per menit, membaca sekitar 200 kata per menit, tetapi pikiran kami bekerja lebih dari 500 kata per menit. Itu berarti kita dapat dengan mudah terganggu. Selain itu, daftar email masuk kami yang terus bertambah, semakin banyak sumber media tradisional dan online, dan rapat kami yang sepertinya tak ada habisnya. Rencana yang efektif perlu mengatasi masalah ini dengan mengumpulkan pengetahuan tentang kelompok minat khusus Anda, mendapatkan umpan balik dan menerapkan data ini untuk mengembangkan pesan yang efektif. Ini sering berarti menyampaikan pesan itu dalam banyak format dari waktu ke waktu.
