Meminta pembayaran pada faktur jatuh tempo yang lalu membutuhkan pendekatan yang menyeimbangkan ketegasan dan profesionalisme. Simpan catatan terperinci untuk mempermudah proses, dan lacak faktur berdasarkan nomor dan tanggal layanan. Tetapkan persyaratan pembayaran Anda pada setiap faktur, sehingga Anda dapat merujuk kebijakan perusahaan Anda saat melakukan pengumpulan dan menindaklanjuti pertanyaan.
Panggilan Telepon yang Ramah
Lakukan panggilan telepon untuk meminta pembayaran dengan faktur terlambat. Ini bisa sangat efektif jika Anda memiliki hubungan yang akrab dengan pelanggan dan menganggap keterlambatan pembayaran merupakan kekhilafan. Misalnya, “Hai Stan, ini Jane Smith dari ABC Company. Saya ingin memastikan Anda mendapatkan faktur yang kami kirimkan kepada Anda untuk pengiriman bulan lalu. Itu tertanggal 15 Januari 2015. Sudah lewat 10 hari, jadi saya bertanya-tanya apakah itu salah tempat? Saya dapat mengirimkan kepada Anda salinannya sekarang jika Anda mau."
Panggilan Telepon Formal
Jika Anda mencoba untuk mendapatkan faktur yang dibayar melalui departemen akuntansi perusahaan besar atau oleh pelanggan individu yang tidak dikenal, nada yang lebih formal sesuai. Identifikasi diri Anda, spesifik tentang sifat panggilan dan buat permintaan Anda. “Ini Jane Smith dari ABC Company. Saya menelepon terkait Faktur # 1234 yang dikirimkan kepada Anda melalui surat pada tanggal 15 Januari 2015. Faktur saat ini belum dibayar dan saya menelepon hari ini untuk menanyakan pengaturan pembayaran seperti apa yang ingin Anda buat."
Permintaan Tertulis
Sama seperti panggilan telepon formal dan informal, cara Anda mengajukan permintaan pembayaran tertulis tergantung pada sifat hubungan bisnis Anda. Email informal ke pelanggan reguler bisa sederhana, seperti, “Hanya memeriksa faktur terutang Anda dari bulan lalu. Saya melampirkan salinan lain jika Anda membutuhkannya. "Ini juga bisa formal dan tegas, dengan memperhatikan sifat kenakalan dan konsekuensi dari berlanjutnya non-pembayaran. "Jika akun ini tetap tidak dibayar lebih dari 30 hari sejak tanggal faktur, Anda akan dikenakan biaya keterlambatan 10 persen dan upaya penagihan di masa mendatang."
Buat Pembayaran mudah
Saat melakukan permintaan pembayaran, berikan custom beberapa opsi untuk mempercepat transaksi. Misalnya, menawarkan untuk menerima pembayaran melalui kartu kredit melalui telepon, uang tunai atau wesel melalui surat, atau pembayaran elektronik melalui perbankan online atau situs e-pay. Minta pembayaran segera untuk menghindari penundaan lebih lanjut. Jika pelanggan tidak dapat membayar, mintalah pembayaran sebagian atau perjanjian untuk membayar pada tanggal mendatang yang telah ditentukan sebelumnya. Masukkan semua perjanjian secara tertulis.
Ambil Tindakan Hukum
Permintaan pembayaran Anda mungkin lebih berat jika Anda memiliki surat kuasa pengajuannya. Ini mungkin menjadi pertimbangan ketika jumlah faktur yang beredar signifikan atau terlambat lebih dari 90 hari. Anda juga dapat mempertimbangkan pengadilan klaim kecil atau mempekerjakan agen penagihan untuk membantu upaya Anda. Jangan biarkan akun yang belum dibayar berlama-lama selama berbulan-bulan. Semakin lama faktur tidak dibayar, semakin besar kemungkinan Anda tidak akan melihat pembayaran sama sekali.
