Manajemen acara melibatkan penerapan praktik manajemen proyek untuk merancang, merencanakan, dan mengoordinasikan acara-acara khusus seperti pesta, pengumpulan dana, kegiatan olahraga, dan urusan lainnya. Bergantung pada ukuran acara, sistem informasi (perangkat lunak komputer biasanya terdiri dari tempat penyimpanan data dan antarmuka pengguna untuk memanipulasi data) digunakan untuk melacak personel dan sumber daya.
Sejarah
Industri manajemen acara telah berkembang pesat dalam 50 tahun terakhir karena acara tidak lagi diadakan secara eksklusif di kota-kota besar. Sejak 1949, Dewan Penghubung Konvensi telah menyediakan alat dan program untuk para profesional industri. Inisiatif Pertukaran Praktik yang Diterima telah bekerja menuju pengembangan standar yang relevan sejak 1997. Secara khusus, Dewan Penasihat Teknologi berupaya mengembangkan formulir dan protokol standar untuk sistem informasi manajemen acara. Dengan memastikan kompatibilitas antar sistem, standar ini meningkatkan efisiensi. Dulu profesi yang relatif tidak diatur, manajemen acara sekarang bahkan menjadi bidang studi di universitas, yang menawarkan program sertifikat dan diploma. Program-program ini memberikan instruksi khusus pada tugas-tugas sistem informasi manajemen acara yang umum digunakan yang mengotomatisasi banyak fungsi perencanaan dan logistik.
Fungsi
Sistem informasi manajemen acara dirancang untuk memfasilitasi pelacakan personel dan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan acara. Biasanya, tujuan utamanya adalah untuk menyediakan dukungan penjadwalan dan pendaftaran. Selain itu, fungsi lainnya memungkinkan persyaratan personel yang cocok untuk ketersediaan staf acara. Sistem ini juga melacak biaya dan pengeluaran. Setelah kejadian, sistem menghasilkan laporan untuk tenaga administrasi. Sistem informasi manajemen acara memungkinkan perencana untuk memanfaatkan proses dan teknologi untuk mengoordinasikan kegiatan yang menghasilkan acara yang dikelola dengan baik.
fitur
Memanfaatkan perangkat lunak dan perangkat keras khusus untuk memanipulasi informasi dan data menggunakan prosedur yang ditentukan, sistem informasi manajemen acara memberikan informasi yang dibutuhkan manajer acara untuk mempertahankan keunggulan bisnis yang kompetitif. Sistem informasi manajemen acara mendukung pengorganisasian hiburan, kegiatan pribadi atau perusahaan. Sistem yang dapat diskalakan memungkinkan Anda untuk merencanakan, memasarkan, dan menjual acara Anda. Dengan kata lain, tidak peduli seberapa besar atau kecil konferensi, pesta, atau pameran dagang Anda, memanfaatkan sistem informasi manajemen acara akan membantu Anda merencanakan dan menjalankannya.
Manfaat
Mengotomatiskan proses pendaftaran menggunakan sistem informasi manajemen acara mengurangi kesalahan, menghemat waktu dan uang juga. Mengelola donasi online meningkatkan kemungkinan kontribusi. Mekanisme untuk memproduksi buletin dan komunikasi online lainnya menyediakan cara yang hemat biaya (dan ramah lingkungan) untuk menjangkau khalayak luas, meningkatkan partisipasi. Secara umum, sistem informasi manajemen acara memungkinkan Anda untuk merampingkan komunikasi dan mengurangi biaya operasi Anda.
Pertimbangan
Gunakan basis data Anda untuk secara akurat menilai audiens Anda untuk setiap acara. Tentukan strategi pemasaran yang tepat berdasarkan hasil dari peristiwa masa lalu Anda. Melakukan analisis pada data logistik untuk menentukan area yang membutuhkan perbaikan operasional.
