Manajemen informasi adalah komponen yang sangat penting dari bisnis yang berorientasi pada pengetahuan di abad ke-21. Manajemen informasi memungkinkan organisasi menjadi lebih efisien dengan berbagi informasi di seluruh perusahaan. Ini mendorong organisasi untuk bertindak sebagai tim, di mana setiap anggota memiliki akses ke basis pengetahuan orang lain. Manajemen informasi jarang bebas masalah. Tantangan umum termasuk mengumpulkan informasi, membuatnya tersedia, dan memastikan bahwa itu digunakan.
Mengumpulkan informasi
Tanpa mengumpulkan informasi, tidak mungkin membagikannya. Informasi dapat dikumpulkan dengan berbagai cara. Dalam bisnis ritel, angka penjualan dari toko individual dilaporkan kembali ke kantor pusat perusahaan, yang dapat membagikan informasi ini dengan semua cabang. Ini dapat membantu setiap gerai ritel untuk memahami tren permintaan konsumen. Dalam industri jasa profesional, adalah hal biasa bagi karyawan untuk mengisi kuesioner tentang pekerjaan yang mereka lakukan dan kebutuhan klien mereka. Yang penting adalah memastikan bahwa data yang dikumpulkan relevan dan akurat.
Menyediakan Informasi
Membuat informasi tersedia adalah tantangan yang sering menyebabkan kesulitan bagi organisasi. Mengumpulkan informasi adalah satu hal, tetapi membuatnya tersedia secara luas. Salah satu teknik adalah dengan meningkatkan komunikasi pribadi melalui penggunaan tim antardepartemen. Ini mendorong orang untuk berbagi pengetahuan pribadi mereka dengan orang lain. Metode lain untuk berbagi informasi adalah melalui teknologi. Basis data dapat memberikan informasi kepada orang-orang di seluruh organisasi. Hal ini memungkinkan perusahaan internasional untuk mengakses rincian tentang pasar di seluruh dunia. Database, bagaimanapun, melibatkan investasi keuangan yang signifikan untuk menjadi sukses.
Memastikan Informasi Itu Digunakan
Jika informasi berhasil dikumpulkan dan disediakan, satu-satunya tantangan yang tersisa adalah memastikan itu diakses dan digunakan. Untuk memastikan bahwa informasi diakses, yang terbaik adalah mengembangkan teknik berbagi informasi yang sederhana dan mudah digunakan. Database, misalnya, harus ramah pengguna. Untuk memastikan bahwa informasi benar-benar digunakan, penting untuk menunjukkan kepada karyawan bahwa ada manfaat nyata untuk menggunakan informasi yang tersedia.
