Agar komunikasi menjadi efektif, harus mengandung tujuh elemen kunci. Komunikasi diproses secara lisan atau tertulis oleh audiens. Penonton dapat terdiri dari satu atau seribu orang. Saat Anda ingin mengomunikasikan pesan secara efektif kepada seseorang atau sekelompok orang, apakah itu diucapkan atau ditulis, sertakan elemen-elemen ini dalam pesan Anda.
Struktur
Proses komunikasi harus mengandung struktur yang baik. Unsur komunikasi ini terdiri dari menciptakan pembukaan, badan, dan penutupan untuk pidato dan surat. Sebuah pembukaan menginformasikan kepada audiens tentang subjek, tubuh menjelaskannya dan penutupan mengikat semuanya.
Kejelasan
Elemen kedua dalam proses komunikasi adalah kejelasan. Pesan yang disampaikan pembicara harus jelas agar audiens memahami topik dan tujuannya.
Konsistensi
Konsistensi juga merupakan elemen penting dalam komunikasi. Seseorang yang mengomunikasikan pesan harus memastikan bahwa itu tidak mengandung inkonsistensi yang akan menyebabkan kebingungan pada pendengar.
Medium
Medium mengacu pada cara pesan dikomunikasikan. Pesan dikomunikasikan banyak cara termasuk melalui surat, panggilan telepon, memo, pidato, pesan suara dan melalui siaran televisi. Memilih media yang tepat untuk komunikasi sangat penting dan harus dipilih sesuai dengan anggaran dan tujuan. Saat memilih media, tentukan cara terbaik, dan paling hemat biaya, untuk menyampaikan pesan Anda.
Relevansi
Aspek penting lain dari komunikasi adalah relevansi. Tentukan apakah pesan yang Anda berikan relevan dengan audiens yang menerimanya. Jika pesannya tentang statistik keuangan, pastikan audiens akan memahami rasio dan data yang Anda sajikan.
Keutamaan dan Kekinian
Audiens tidak selalu memahami seluruh pesan, tetapi sebaliknya dapat mengingat detail hanya dari awal dan akhir pidato atau percakapan. Konsep ini disebut "keutamaan dan kebaruan." Saat menyampaikan pesan, ingatlah elemen ini. Tawarkan perincian paling penting yang ingin Anda pahami di awal dan akhir pesan.
Aturan Psikologis Tujuh Plus atau Minus Dua
Menurut Lee Hopkins, seorang penulis komunikasi bisnis, psikolog percaya bahwa manusia menyimpan informasi dalam otak mereka dalam kelompok. Karena itu, aturan ini dibuat dan menyatakan bahwa setiap saat orang hanya dapat mengingat antara lima dan sembilan informasi sekaligus. Ini dihitung dengan memulai dengan tujuh dan menambah atau mengurangi dua.
