Surat permohonan penawaran akan memperkenalkan Anda sebagai pencetus penawaran dan mengundang calon responden untuk mempelajari lebih lanjut. Surat itu akan meringkas dan mengirimkan materi dan arahan yang diperlukan untuk menanggapi undangan Anda untuk mengajukan penawaran. Anda akan memberi tahu pembaca Anda siapa Anda, apa yang Anda cari, dan bagaimana Anda akan menjawab pertanyaan bidder. Mereka akan menemukan bagaimana Anda ingin menerima tawaran dan apa jadwal Anda. Meskipun surat permohonan penawaran sering kali menggunakan format sekilas pandang, tabular, dan memo, Anda dapat menggunakan surat resmi untuk menyajikan ringkasan eksekutif dari proses penawaran Anda dan menyoroti poin-poin utamanya.
Undang pembaca untuk mengirimkan proposal penawaran yang mematuhi dokumen penawaran terlampir Anda. Dokumen penawaran Anda dapat berisi uraian tentang proses evaluasi dan instruksi penawar yang menentukan format dan substansi materi yang akan diserahkan. Mereka mungkin juga memasukkan syarat dan ketentuan yang harus diharapkan oleh peserta lelang dalam suatu kontrak, serta deskripsi terperinci atau spesifikasi layanan atau barang yang Anda minta. Untuk panduan pembaca Anda, berikan daftar bullet dari dokumen penawaran yang telah Anda lampirkan pada surat Anda.
Identifikasikan diri Anda sebagai pengacara penawaran. Secara singkat perkenalkan bisnis Anda dengan ikhtisar pernyataan misi, lokasi, dan situs web Anda. Berikan juga nama dan informasi kontak dari titik kontak pembaca untuk semua hal yang berkaitan dengan permintaan penawaran. Ini mungkin Anda atau orang lain yang kepadanya Anda telah mendelegasikan pengelolaan proses penawaran.
Jelaskan upaya yang Anda ajukan tawaran. Tawarkan keterangan tertentu seperti lokasi, anggaran, ruang lingkup, dan ukuran usaha. Diskusikan bagaimana upaya tersebut sesuai dengan sasaran dan sasaran gambaran besar Anda.
Sajikan jadwal Anda untuk seluruh proses penawaran. Tunjukkan tenggat waktu dan lokasi Anda untuk menerima surat niat, pertanyaan, dan proposal penawaran. Tunjukkan tanggal dari setiap peristiwa yang terkait dengan penawaran yang direncanakan, seperti pertemuan pra-penawaran, pembukaan penawaran dan daftar pendek publik, seleksi atau pertemuan penghargaan.
Rujuk pembaca ke instruksi penawar terlampir Anda untuk petunjuk terperinci tentang apa yang harus diserahkan dan dalam format apa. Tekankan memperhatikan format dan persyaratan yang ditentukan, dan sebutkan kemungkinan diskualifikasi tawaran jika terjadi ketidakpatuhan. Nyatakan dengan jelas dasar atau kriteria untuk pemberian penawaran, dan informasi lain yang ingin Anda sorot, seperti jumlah salinan yang diperlukan, dan bagaimana tawaran harus disegel, dikemas dan diberi label.
Ulangi undangan Anda untuk mengajukan penawaran, lalu ucapkan terima kasih atas minatnya. Tutup surat itu secara resmi dan kemudian tandatangani nama dan judul Anda.
Kiat
-
Permintaan penawaran bisa menjadi rumit. Konsultasikan dengan pengacara sebelum menyelesaikan surat penawaran dan paket penawaran Anda. Periksa ulang surat Anda untuk kesalahan tata bahasa dan ejaan.
Blokir format surat Anda lalu cetak di kop surat Anda.
