Tidak ada undang-undang federal yang mewajibkan pemberi kerja sektor swasta untuk mengizinkan akses karyawan lama atau sebelumnya ke file personel mereka. Biasanya, file personel karyawan sektor swasta dianggap sebagai milik perusahaan, dan beberapa perusahaan menggunakan alasan itu untuk membatasi akses ke file karyawan. Pegawai federal dan negara bagian - pekerja sektor publik - dapat memperoleh akses ke catatan personalia resmi mereka.
File Personil
File pekerjaan - kadang-kadang disebut sebagai file karyawan - berisi dokumen-dokumen seperti aplikasi awal karyawan untuk pekerjaan, informasi kontak darurat, formulir kelayakan kerja, penilaian kinerja, catatan disiplin dan kehadiran dan catatan penyelia dan manajer tentang kinerja, pelatihan dan tindakan ketenagakerjaan tentang kinerja, pelatihan dan tindakan ketenagakerjaan. Contoh tindakan ketenagakerjaan adalah promosi dan pemutusan hubungan kerja. Dalam beberapa kasus, departemen sumber daya manusia menyimpan file pekerjaan resmi, dan supervisor atau manajer karyawan menyimpan file departemen. Meskipun kedua file harus berisi informasi terkait, isinya mungkin sedikit berbeda. Misalnya, file departemen mungkin tidak berisi salinan dari semua dokumen dan dokumentasi yang diisi karyawan pada hari pertamanya di pekerjaan, seperti pernyataan kebijakan dan formulir W-2.
Alasan untuk Akses
Karyawan saat ini meminta untuk meninjau file mereka untuk memastikan departemen sumber daya manusia menjaga catatan akurat mengenai pekerjaan mereka. Jika perusahaan melakukan evaluasi kinerja tahunan, salinan formulir penilaian untuk setiap tahun karyawan telah dipekerjakan harus ada dalam file personil. Demikian juga, catatan kehadiran harus secara akurat mencerminkan ketidakhadiran karyawan, baik karena sakit, liburan atau cuti. Mantan karyawan sering meminta file untuk mendapatkan salinan dokumen yang dapat mereka gunakan dalam pencarian mereka untuk pekerjaan di masa depan. Misalnya, jika file mantan karyawan berisi catatan yang berkaitan dengan kinerja dan pencapaian, informasi ini dapat membantu dalam merekonstruksi resume atau menyiapkan daftar tugas pekerjaan untuk dibagikan selama wawancara dengan calon pemberi kerja. Mantan karyawan juga dapat meminta salinan file ketenagakerjaan mereka untuk digunakan dalam mengajukan keluhan terhadap majikan.
Kebijakan Pemberi Kerja
Banyak pengusaha memiliki kebijakan di tempat kerja mengenai pelepasan catatan karyawan. Kebijakan di tempat kerja bervariasi sesuai dengan jenis catatan yang tersedia untuk inspeksi dan penyalinan karyawan, dan beberapa perusahaan menetapkan jam kerja sebagai satu-satunya waktu di mana karyawan dapat meninjau catatan karyawan. Pengusaha yang memiliki kebijakan tentang hal ini umumnya mencurahkan bagian dalam buku pegangan karyawan tentang cara mengakses catatan. Kebijakan yang ditulis dengan baik menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk meninjau catatan, jenis catatan apa yang dimiliki karyawan, ketika karyawan dapat melihat catatan mereka dan segala biaya untuk memfotokopi dokumen yang terdapat dalam file personalia karyawan.
Kewajiban Majikan
Di bawah undang-undang federal, pengusaha sektor swasta tidak perlu memberikan salinan file ketenagakerjaan kepada karyawan saat ini atau mantan karyawan. Keputusan untuk merilis file didasarkan pada kebijakan perusahaan dan, dalam beberapa kasus, undang-undang negara bagian mengatur akses ke file personel. Namun, banyak pengusaha melihat manfaat dari mematuhi permintaan karyawan. Menolak akses ke file ketenagakerjaan hanya dapat menimbulkan pertanyaan yang mungkin tidak ingin dijawab oleh pemberi kerja. Jika pengusaha menyimpan file personil yang berisi informasi akurat yang sebelumnya telah dirilis kepada karyawan, seharusnya tidak ada pertanyaan apakah informasi tersebut dapat dirilis setelah karyawan meninggalkan perusahaan. Dengan itikad baik, banyak perusahaan menyediakan akses karyawan ke file personalia. Praktek ini menunjukkan transparansi tentang kebijakan dan catatan ketenagakerjaan.
Undang-undang untuk akses ke karyawan federal akses ke catatan pekerjaan adalah bagian dari Undang-Undang Privasi Federal 1974; Kantor Manajemen Personel A.S. adalah agensi yang secara umum bertanggung jawab atas catatan pegawai federal. Setiap negara bagian menangani permintaan karyawan untuk akses ke catatan personalia.
Hukum Negara
Beberapa negara bagian memiliki undang-undang yang mengizinkan akses karyawan ke file personel. Negara-negara bagian lainnya diam mengenai apakah karyawan saat ini dan mantan karyawan dapat meninjau atau memfotokopi materi personel. Dalam kebanyakan kasus, karyawan - saat ini atau sebelumnya - yang telah terlibat dalam investigasi di tempat kerja tidak dapat melihat catatan tentang investigasi. Catatan-catatan ini seharusnya tidak disimpan dalam file ketenagakerjaan. Mereka harus tetap berada dalam tahanan departemen sumber daya manusia dan hanya staf sumber daya manusia yang bertanggung jawab atas penyelidikan yang harus memiliki akses ke bahan investigasi.
Akses terbatas
Negara-negara yang memiliki undang-undang tentang akses karyawan ke file personil mungkin mengharuskan karyawan untuk mengajukan permintaan tertulis, dan beberapa undang-undang mengizinkan pengusaha untuk membatasi akses ke materi tertentu. Undang-undang California, misalnya, mewajibkan pengusaha untuk mengizinkan akses karyawan saat ini dan sebelumnya ke file mereka dalam waktu 21 hari sejak menerima permintaan karyawan. Pengusaha yang gagal mematuhi hukum negara bagian California tentang masalah ini dikenakan hukuman, denda dan penilaian gugatan perdata karena menolak akses ke file karyawan. Missouri, di sisi lain, tidak memiliki undang-undang negara yang mewajibkan akses ke file personil karyawan.
