Surat proposal dapat berfungsi sebagai alat penting untuk mendapatkan klien baru, memulai proyek baru dan mengembangkan bisnis. Dari tata letak dan desain hingga bahasa yang digunakan dalam dokumen, para pemimpin bisnis harus mempertimbangkan semua aspek proposal sebelum mengirimkannya ke penerima yang dimaksudkan untuk memaksimalkan efektivitas dokumen. Sama seperti pembukaan surat seperti itu sangat penting dalam membuat pembaca membaca seluruh isi, beberapa kalimat terakhir dari surat lamaran juga sangat penting, karena itu adalah kata-kata terakhir yang akan dibaca penerima sebelum berpotensi membuat keputusan.
Menulis Proposal yang Efektif
Untuk menulis surat proposal yang efektif, akan sangat membantu untuk memulai dengan mengumpulkan semua informasi yang relevan yang Anda rencanakan untuk dimasukkan dalam dokumen. Ini dapat mencakup statistik, angka anggaran, tanggal, definisi, dan kredensial perusahaan Anda. Anda mungkin juga ingin memulai dengan garis besar, yang merupakan alat penulisan yang dapat membantu Anda merencanakan berbagai kategori proposal Anda.
Pengenalan proposal Anda harus memicu minat pembaca dan kemungkinan akan mencakup beberapa informasi dasar tentang perusahaan Anda dan mengapa itu memenuhi syarat untuk melakukan tugas tertentu yang dimaksud. Pendahuluan juga dapat mencakup tinjauan umum yang luas tentang topik proposal sehingga penerima memahami apa yang akan mereka baca dan mengapa mereka harus terus membaca. Beberapa proposal juga dapat dimulai dengan ringkasan eksekutif, yang merupakan tinjauan singkat yang merangkum poin-poin utama dari proposal. Ringkasan eksekutif berguna untuk penerima yang kekurangan waktu tetapi ingin memahami apa isi proposal tersebut.
Bagian utama dari proposal Anda akan bervariasi tergantung pada proyek tetapi dapat mencakup bagian yang membahas anggaran atau harga proyek, garis waktu yang diusulkan untuk proyek dan risiko yang terkait dengan proyek. Anda juga dapat mendiskusikan materi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, tenaga kerja atau jenis pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dan pendapatan yang diproyeksikan atau arahan yang dihasilkan oleh proyek.
Sangat penting untuk menyesuaikan dokumen Anda dengan audiens spesifik Anda saat menulis proposal. Bahasa yang Anda gunakan akan bervariasi tergantung pada keahlian audiens, serta seberapa akrab mereka dengan aspek teknis proyek.
Sebelum mengirim proposal ke pembaca, selalu sunting dokumen dengan cermat dan singkirkan kesalahan pengejaan, kesalahan tata bahasa dan ketidakakuratan faktual. Kesalahan pengetikan dan kesalahan lainnya dapat dianggap sebagai tidak profesional dan dapat menyebabkan proposal ditolak.
Menutup Surat Proposal
Kesimpulan proposal adalah elemen penting dari keseluruhan dokumen. Ketika penerima selesai membaca proposal, beberapa kalimat atau paragraf terakhir harus melekat dalam pikirannya. Kesimpulan yang efektif dapat membantu menyegel kesepakatan dan mengarahkan pembaca untuk melakukan bisnis dengan perusahaan Anda. Sementara bagian lain dari proposal juga penting untuk mendapatkan persetujuan untuk melangkah maju, masuk akal untuk menghabiskan waktu ekstra pada beberapa kalimat terakhir untuk memastikan proposal tersebut persuasif.
Dalam kesimpulan, pertimbangkan untuk merangkum poin-poin tingkat atas dari proposal untuk menekankan konsep-konsep utama, berhati-hatilah untuk tidak mengulangi kata demi kata yang sudah Anda tulis. Ringkasan akhir ini harus memberikan analisis atau penjelasan yang menghubungkan semua poin utama. Anda mungkin juga ingin mendorong penerima untuk melanjutkan percakapan dengan menawarkan untuk menjawab pertanyaan yang masih ada atau untuk mendiskusikan ide tersebut secara lebih mendalam di kemudian hari. Misalnya, Anda dapat menulis: "Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tambahan - saya akan dengan senang hati menjawabnya." Beberapa surat proposal yang efektif juga diakhiri dengan seruan untuk bertindak, yang dapat menciptakan rasa urgensi dan alasan bagi penerima untuk bergerak maju dengan proposal tersebut. Contoh ajakan untuk bertindak adalah: "Mulailah proyek ini hari ini dengan menghubungi tim kami."
