Selama sebagian besar transaksi bisnis, pelanggan diharapkan membayar ketika barang dibeli atau layanan diberikan. Beberapa perusahaan mengizinkan pelanggan untuk mengirim pembayaran setelah fakta, dan yang lain memungkinkan pelanggan untuk melakukan pembayaran angsuran dari waktu ke waktu. Ini berfungsi dengan baik sebagian besar waktu, dan beberapa bisnis memiliki masalah dengan sejumlah besar pelanggan yang tidak membayar. Namun, ketika masalah pembayaran pelanggan muncul, bisnis harus mengambil langkah yang tepat untuk menerima pembayaran. Salah satu langkah pertama adalah surat untuk menuntut pembayaran.
Masukkan nama Anda atau nama perusahaan, alamat, informasi kontak, seperti nomor telepon dan alamat email, dan tanggal di sisi kanan atas halaman. Anda dapat menggunakan kop surat perusahaan yang berada di bagian atas halaman alih-alih mengetik informasi Anda, tetapi Anda harus tetap memasukkan tanggal di sisi kanan.
Tempatkan nama pelanggan, alamat, dan nomor akun, jika ada, enam baris dari atas halaman, di sebelah kiri.
Berikan jumlah utang pelanggan pada paragraf pertama. Mulai surat itu dengan pernyataan seperti, "Surat ini untuk meminta pembayaran dalam jumlah (kosong)." Beri tahu pelanggan tanggal dia seharusnya mengirim pembayaran.
Beri tahu pelanggan tanggal di mana dia harus mengirimkan pembayaran kepada Anda. Nyatakan jika Anda ingin menerima pembayaran yang lebih kecil atau menyusun rencana pembayaran.
Beri tahu pelanggan konsekuensi dari tidak dibayarnya yang berkelanjutan di paragraf kedua. Ini termasuk biaya, kenaikan suku bunga, tuntutan hukum atau pengiriman akun ke agen penagihan.
Berterimakasihlah pada pelanggan untuk bisnisnya dan atas perhatiannya yang tepat waktu pada masalah di paragraf terakhir. Undang dia untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan. Ketikkan nama lengkap dan jabatan Anda di bagian bawah halaman. Letakkan tanda tangan Anda di atas nama yang Anda ketikkan.
