Salah satu alasan mengapa proyek tidak selesai tepat waktu atau biaya lebih dari perkiraan adalah karena masalah kontrol kritis tidak ditangani. Memahami masalah kontrol utama yang Anda hadapi dan mengatur proyek Anda dengan kontrol yang tepat untuk membantu memastikan proyek Anda berhasil.
Ubah Manajemen
Meminta agar anggota manajemen senior mengumumkan proyek kepada semua pemangku kepentingan, mengapa proyek telah diluncurkan dan dampaknya terhadap mereka yang terkena dampak. Dengan melibatkan mereka yang terkena dampak, Anda akan menerima lebih sedikit penolakan untuk berubah.
Jadwal
Pastikan proyek Anda dimulai tepat waktu dan tugas diselesaikan tepat waktu. Untuk membantu memastikan proyek Anda selesai pada tanggal penyelesaian yang direncanakan, gunakan metode jalur kritis. Metode ini mendefinisikan tugas-tugas penting dan non-kritis yang berdampak penyelesaian proyek tepat waktu.
Biaya
Hancurkan biaya yang dianggarkan ke dalam kategori yang mudah dilacak. Pastikan biaya dicatat segera setelah dikeluarkan sehingga Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang biaya aktual. Instruksikan anggota tim proyek yang bertanggung jawab untuk menyetujui tagihan; jika tidak, biaya dapat dengan cepat meningkat.
Persyaratan
Gunakan pendekatan terstruktur untuk mendefinisikan persyaratan sehingga proyek yang disampaikan sesuai dengan harapan para pemangku kepentingan proyek. Misalnya, jika persyaratan untuk sistem komputer baru hanya menentukan laporan yang akan diproduksi tetapi tidak data dasar yang perlu ditangkap untuk menghasilkan laporan tersebut; sistem yang diselesaikan mungkin tidak dapat menghasilkan laporan yang ditentukan.
Daripada menunggu sampai akhir proyek untuk memberikan apa yang diinginkan pemangku kepentingan, berikan hasil sementara untuk memastikan Anda dan para pemangku kepentingan setuju dengan kemajuan proyek. Menunggu hingga akhir proyek untuk berbagi informasi dengan pengguna dapat mengakibatkan kelebihan biaya proyek jika perubahan harus dilakukan dalam apa yang disampaikan.
Komunikasi
Pastikan komunikasi dengan tim proyek dan pemangku kepentingan jelas dan dapat dimengerti. Kegagalan dalam komunikasi dapat dengan cepat menggagalkan proyek dan memengaruhi moral anggota tim.
Kepegawaian
Pastikan Anda memiliki staf proyek dengan orang-orang yang memiliki semua keterampilan yang diperlukan yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek. Adakan pertemuan mingguan dengan staf proyek sehingga Anda dapat dengan cepat mengatasi masalah tim proyek atau pemangku kepentingan.
Daftar periksa
Persiapkan daftar periksa untuk semua area yang perlu Anda monitor dan kontrol. Tentukan apa yang akan Anda monitor dan seberapa sering. Jangan menunda bertindak atas masalah yang tidak terkendali.
