Menulis surat penawaran adalah langkah penting bagi departemen sumber daya manusia. Ini membantu mendatangkan karyawan yang berkualitas untuk memperkuat perusahaan di pasar yang kompetitif. Mengirim surat penawaran formal mengurangi kemungkinan kebingungan nantinya. Jika ada pertanyaan tentang ketentuan perekrutan nanti, perusahaan akan memiliki catatan persyaratan yang disetujui karyawan. Dengan mengatur semua informasi yang diperlukan sebelumnya, Anda dapat menulis surat dengan mudah.
Persiapan
Periksa undang-undang ketenagakerjaan negara bagian dan lokal untuk memastikan Anda mematuhi semua peraturan. Undang-undang ini melindungi karyawan dan perusahaan dan sering menetapkan tenggat waktu untuk pengiriman dan penerimaan. Hukum bervariasi dari satu negara ke negara.
Buat penawaran verbal, jika Anda belum melakukannya. Sebagai tanda hormat profesional, penawaran awalnya dibuat secara langsung, atau melalui telepon, sehingga karyawan baru tidak harus menunggu surat untuk mengetahui keputusan Anda untuk mempekerjakannya. Ini juga bisa penting jika calon Anda mempertimbangkan perusahaan lain.
Atur catatan Anda dari wawancara dan konfirmasikan data yang akan dimasukkan dalam surat itu. Informasi ini mungkin termasuk barang-barang seperti gaji, tunjangan dan liburan. Mengorganisir ide-ide Anda penting untuk struktur surat profesional.
Menulis Surat
Mulai surat dengan nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon di bagian atas halaman. Anda tidak perlu mengetikkan bagian ini jika Anda menggunakan kop surat perusahaan resmi. Selalu lewati garis antar bagian surat.
Ketikkan tanggal Anda menulis surat.
Tambahkan nama dan alamat kandidat tempat Anda memperpanjang penawaran.
Tulis salam Anda, diikuti dengan tanda titik dua. Ini harus menjadi sesuatu yang formal seperti "Dear Ms. Smith."
Tulis pengantar termasuk konfirmasi bahwa Anda memperpanjang penawaran verbal. Sertakan nama perusahaan dan posisi yang Anda tawarkan.
Tambahkan rincian penawaran ke surat termasuk gaji, tunjangan dan ketentuan kerja khusus seperti masa percobaan. Saat memasukkan gaji, formatlah dalam jumlah bulanan, jam, atau mingguan sehingga tidak ada janji yang dianggap sebagai kontrak kerja jangka panjang.
Tambahkan paragraf lain untuk memberi tahu kandidat tentang tanggal laporan yang diharapkan. Di bagian ini Anda mungkin ingin memasukkan waktu, lokasi spesifik di gedung, dan kepada siapa mereka harus melapor. Jika perusahaan Anda memiliki persyaratan khusus, sertakan juga di bagian ini.
Tulis kesimpulan untuk surat termasuk permintaan konfirmasi pada tanggal tertentu. Juga luangkan waktu ini untuk mencatat bahan referensi tambahan yang telah disertakan dengan surat itu.
Tutup surat dengan nama dan posisi Anda. Akhir surat juga dapat membuat catatan lampiran dan siapa yang menerima salinan surat itu.
Kiat
-
Jika Anda kesulitan menulis surat dalam format yang tepat, gunakan templat dari perangkat lunak pengolah kata Anda untuk membantu Anda.
