Nama resmi untuk surat daftar penawaran adalah “surat pengantar proposal.” Jenis surat ini harus ditulis dengan ringkas dan dijaga agar panjangnya maksimal dua halaman. Kembangkan Permintaan untuk Proposal untuk menjelaskan parameter proyek, hasil yang diharapkan, jadwal, dan tonggak sejarah secara rinci. Tujuan dari surat pengantar adalah untuk mencapai deskripsi utama dan persyaratan secara sinopsis.
Item yang Anda butuhkan
-
Perangkat lunak pengolah kata
-
RFT (opsional)
-
Tautan ke situs web untuk RFP, Aplikasi (opsional)
Buka surat dengan salam singkat dan umumkan judul proyek penawaran. Buat tajuk berlabel "Deskripsi" setelah sambutan pembuka. Gunakan tajuk ini untuk menjelaskan secara singkat pekerjaan dalam tiga paragraf atau kurang, sehingga lebih mirip dengan pernyataan ringkasan. Sertakan nomor pekerjaan untuk proyek tersebut.
Buat judul berjudul "Spesifikasi." Gunakan area ini untuk menguraikan persyaratan seperti spesifikasi teknis mengenai ukuran, kebutuhan listrik, lokasi, dan informasi terkait lainnya yang perlu diketahui peserta lelang untuk memberikan perkiraan yang akurat.
Buat judul bernama "Kualifikasi." Gunakan bagian ini untuk menjelaskan kualifikasi yang diperlukan untuk penawar, seperti memiliki jumlah minimum tahun dalam bisnis, jenis lisensi tertentu yang diperlukan, kemampuan untuk menunjukkan jumlah pertanggungan asuransi yang memadai. dan jenis asuransi yang mungkin dibutuhkan oleh pekerjaan itu. Preferensi negara yang diberikan kepada bisnis minoritas atau milik wanita (jika berlaku) dan bahasa hukum wajib lainnya yang harus dinyatakan oleh bisnis atau departemen Anda pada semua surat penawaran.
Labeli judul berjudul "Anggaran" untuk pekerjaan tersebut (jika ada). Masukkan jumlah maksimum untuk proyek sehingga semua pelamar akan mengetahui jumlah anggaran maksimum Anda.
Buat tajuk yang berlabel "Hasil Kerja" dan tulis pernyataan singkat tentang hasil kerja yang diharapkan yang harus dipenuhi. Menginformasikan prospek bahwa pernyataan kiriman yang terperinci akan dimasukkan dalam RFP lengkap untuk pekerjaan itu.
Tulis tajuk berjudul "Tenggat" dan di bawah judul tunjukkan tanggal penyelesaian yang diperlukan. Sertakan rincian tanggal tonggak (jika berlaku) atau tinggalkan detail tonggak untuk RFP.
Buat tajuk "Sampel" (jika ada) dan tentukan bagaimana peserta lelang harus mengirimkan sampel karya sebelumnya, seperti melalui foto digital elektronik dalam format JPEG atau GIF atau sebagai lampiran bersama dengan aplikasi formalnya.
Buat tajuk “Referensi” dan tentukan jumlah referensi yang diperlukan dan jenis informasi kontak yang Anda butuhkan, seperti nama, judul, nomor telepon, dan alamat email.
Masukkan hyperlink pada surat itu sehingga pelamar dapat menautkan ke aplikasi online formal, dan hyperlink terpisah untuk RFP (jika diperlukan). Tambahkan tautan untuk situs web Anda dan sertakan RFP dan aplikasi di situs web Anda, yang dapat diformat sebagai PDF bagi pelamar untuk diunggah ke komputer mereka.
Kiat
-
Nyatakan tanggal untuk sesi tanya jawab untuk pekerjaan dengan anggaran besar, dan untuk meminimalkan jumlah telepon tindak lanjut dan email yang mungkin Anda terima sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan pada satu waktu. Sertakan nama kontak dan nyatakan apakah bidder harus menggunakan telepon atau email untuk mengajukan pertanyaan tambahan.
