Bahkan dengan telepon dan Internet, kadang-kadang masih perlu mengirim surat kuno untuk keperluan bisnis. Memperbarui catatan akun bisnis Anda dengan surat itu efektif, karena surat-surat cenderung tidak akan dilupakan (seperti panggilan telepon) dan kecil kemungkinannya untuk diabaikan (seperti email). Mereka juga menyediakan jejak kertas yang berguna. Jika Anda perlu memperbarui catatan Anda dengan surat, ikuti beberapa tips untuk memastikan Anda menutupi semua pangkalan Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Printer
-
Kertas
-
Mesin fotokopi
-
Amplop
-
Stempel
Alamat surat itu ke departemen yang tepat untuk memastikan individu yang benar menerima informasi Anda yang diperbarui. Misalnya, jika Anda mengubah buku cek atau nomor kartu debit, alamat surat Anda ke departemen hutang. Jika Anda mengubah alamat Anda, alamat surat Anda ke "catatan pelanggan." Jika Anda tidak yakin departemen mana yang harus menangani permintaan Anda, hubungi perusahaan dan tanyakan sebelum menangani surat Anda, atau cari informasi di situs web perusahaan.
Masukkan tanggal di bagian atas surat, baik untuk catatan perusahaan maupun catatan pribadi Anda. Misalnya, jika Anda meminta agar layanan Anda dibatalkan atau dirampingkan pada tanggal tertentu, dan perusahaan tidak memproses permintaan Anda secara tepat waktu, Anda memiliki alasan untuk tidak membayar karena Anda memiliki salinan permintaan tanggal Anda.
Sertakan nomor akun Anda. Ini akan membantu orang yang memproses permintaan Anda menemukan akun Anda dan memenuhi permintaan Anda lebih cepat.
Sertakan informasi lama Anda. Misalnya, jika Anda memindahkan atau mengubah nomor telepon Anda, sebutkan dalam surat itu, "ini alamat lama saya" atau "ini nomor telepon lama saya." Perusahaan mungkin memerlukan informasi ini untuk menarik akun Anda untuk memperbarui catatan Anda.
Sertakan informasi baru Anda. Nyatakan dalam surat itu, "ini alamat baru saya" atau "ini nomor telepon baru saya." Anda mungkin ingin meletakkan informasi Anda yang sudah dicetak tebal atau font yang lebih besar sehingga orang yang memproses permintaan Anda akan mudah menemukan informasi tersebut.
Minta korespondensi pengembalian. Minta Anda mengirim surat sebagai balasan memberitahukan Anda bahwa informasi Anda telah diperbarui. Ketika Anda menerima surat konfirmasi Anda, simpan di tempat yang aman untuk catatan Anda.
Buat salinan surat sebelum Anda mengirimnya, kalau-kalau Anda perlu mengirim ulang atau merujuknya di kemudian hari.
