Menulis surat proposal adalah metode mempersiapkan proposal dalam format surat pendek. Proposal untuk layanan adalah permintaan bisnis yang persuasif dari pelanggan potensial. Penelitian yang signifikan harus dilakukan sebelum proposal layanan dibuat untuk pelanggan potensial. Jika surat itu terlalu umum atau jika surat itu tidak memenuhi kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi, surat itu dapat dengan cepat berakhir di tempat sampah. Kunci surat lamaran yang berhasil meliputi penulisan singkat yang jelas, dan penjelasan singkat tentang istilah, manfaat, dan anggaran.
Identifikasi klien target dan lakukan penelitian ekstensif. Selidiki biaya terkait layanan di masa lalu, termasuk layanan yang saat ini digunakan, harga yang dibayarkan setiap tahun dan tingkat kepuasan dengan layanan saat ini. Penyelidikan semacam itu dapat diselesaikan dengan menyewa perusahaan survei independen untuk mengajukan pertanyaan serupa selama panggilan singkat. Periksa bagaimana bisnis Anda dapat memenuhi kebutuhan layanan ini. Pastikan manfaat menggunakan layanan perusahaan Anda di atas yang lain atau secara umum.
Meringkas ruang lingkup proposal Anda dalam satu sampai dua kalimat. Ringkasan harus mencakup nama organisasi Anda, apa yang Anda lakukan, bagaimana Anda unik, harapan pelanggan tentang layanan Anda, harga dan hasil yang diantisipasi.
Jelaskan mengapa Anda mendekati klien. Identifikasi apa yang Anda ketahui tentang klien, seperti, "Kami memahami bahwa Anda menghabiskan $ 9.000 tahun lalu dalam layanan manajemen dokumen. Informasi ini dikumpulkan dari survei terbaru yang kami lakukan melalui Independent Survey Company."
Jelaskan masalah untuk klien. Jika dia membayar terlalu banyak, jelaskan bagaimana dan mengapa. Jika dia tidak menggunakan layanan, jelaskan mengapa dia perlu. Berikan statistik atau hasil studi untuk membuktikan klaim Anda. Identifikasi bagaimana klien akan mendapat manfaat dari menggunakan layanan Anda.
Ringkas kemampuan bisnis Anda untuk mencapai layanan yang diusulkan. Jelaskan setiap metodologi yang Anda gunakan, teknik, produk, tingkat keterampilan karyawan dan tujuan utama dalam menyediakan layanan. Tentukan dengan jelas bagaimana Anda berbeda secara signifikan dari pesaing tanpa mengatakan: "kami lebih baik daripada pesaing kami."
Diskusikan harga dengan memberikan biaya yang diharapkan kepada pelanggan. Sampaikan layanan tambahan yang dapat ditambahkan pelanggan dan biaya untuk layanan tambahan tersebut.
Tutup surat itu dengan berterima kasih kepada klien. Buat daftar nama dan nomor untuk klien untuk menanggapi surat Anda atau bertanya lebih lanjut. Tanda tangani surat dengan nama dan tanda tangan dari otoritas berperingkat tertinggi di perusahaan.
