Agenda adalah daftar topik yang akan diperkenalkan dan dibahas selama pertemuan. Agenda berguna untuk banyak pertemuan seperti di lembaga pemerintah, organisasi nirlaba dan bisnis. Agenda umumnya mencakup pembacaan risalah atau catatan pertemuan terakhir, pengumuman yang relevan, ulasan topik untuk diskusi dan panggilan roll.Meskipun agenda membutuhkan waktu untuk mengatur, dalam jangka panjang mereka dapat menghemat waktu dan sumber daya.
Tujuan Diskusi Lengkap
Agenda menyediakan garis besar topik diskusi. Garis besar mencegah moderator atau anggota pertemuan dari melupakan topik penting untuk diperkenalkan. Ketika semua topik dibahas secara tuntas, keputusan berharga dapat dibuat sebagai kelompok selama pertemuan alih-alih dengan terburu-buru membuat rencana di luar rapat. Masukan dan saran dari berbagai perspektif meningkatkan kualitas kinerja anggota.
Membantu dalam Mengkomunikasikan Berita Penting
Agenda memberikan kesempatan untuk menginformasikan kepada anggota melalui pengumuman tentang peristiwa, tujuan, dan tugas penting. Agenda memungkinkan anggota yang mungkin tidak memiliki akses ke semua orang di organisasi untuk mengumumkan berita penting dan mendengar berita menarik. Tanpa agenda, pengumuman tidak boleh dikomunikasikan kepada semua anggota, yang dapat menyebabkan kebingungan dan kebencian. Agenda juga merekap rapat sebelumnya untuk membantu anggota meninjau kemajuan yang dibuat dan mempersempit fokus untuk pertemuan saat ini.
Memberikan Kesempatan yang Sama untuk Berkontribusi
Agenda umumnya menyebutkan hal-hal yang akan dibahas untuk pertemuan berikutnya. Ini memberi anggota kesempatan untuk merenungkan topik diskusi sebelum pertemuan. Pada banyak pertemuan, anggota yang blak-blakan lebih dari bersemangat untuk berpartisipasi sementara individu yang dilindungi mungkin lebih ragu-ragu. Namun, mengetahui apa yang akan dibahas memungkinkan anggota untuk meneliti topik-topik yang diminati, memikirkan tentang bagaimana topik itu berlaku pada wilayah mereka dan kemudian memberikan kontribusi yang bijaksana dan berkualitas pada pertemuan tersebut.
Mengorganisir Rapat
Agenda memprioritaskan kegiatan yang paling penting, meningkatkan produktivitas dan memfokuskan anggota. Kehadiran agenda semata-mata menciptakan suasana formal dan mencegah anggota untuk membuang-buang waktu. Agenda mempersiapkan moderator dan mendorong konsistensi dan organisasi. Agenda juga menetapkan tujuan dan memberi anggota tujuan. Ini mengatur pemikiran anggota, arah pertemuan dan tindakan setelah pertemuan.
Berkontribusi pada Arsip
Kumpulan agenda masa lalu adalah catatan ideal untuk lembaga eksternal dan internal, organisasi dan publik untuk melihat kemajuan organisasi Anda. Dokumentasi membantu publik dan anggota organisasi menilai keputusan masa lalu, mengingatkan mereka tentang peristiwa sebelumnya atau tokoh-tokoh penting dan merumuskan tujuan yang layak. Panggilan telepon juga membantu administrasi menentukan anggota yang paling berdedikasi dengan menghitung kehadiran dan meninjau kontribusi ke pertemuan. Ini dapat membantu dengan keputusan anggota mana yang akan mempromosikan atau menetapkan peran menangani publik.
