Bisnis modern dapat mensegmentasikan pesan untuk menargetkan grup pelanggan kecil atau mengirim berita secara instan ke tenaga kerja yang besar dan tersebar. Namun, peluang ini belum membuat komunikasi bisnis menjadi kurang menantang dari sebelumnya. Sementara organisasi dengan cepat mempelajari konsekuensi dari kegagalan berkomunikasi dengan pelanggan dan pemangku kepentingan luar secara efektif, komunikasi internal yang tidak efektif mungkin lebih sulit dikenali sampai terlambat.
Masalah Preferensi
Karyawan mungkin merasa sulit untuk menyelaraskan preferensi komunikasi mereka dengan preferensi rekan kerja mereka. Seorang pekerja yang lebih tua mungkin lebih suka berkomunikasi melalui telepon, misalnya, sementara rekan mudanya mengandalkan komunikasi elektronik. Jika pekerja yang lebih muda menanggapi pesan voicemail melalui e-mail alih-alih membalas telepon, pekerja yang lebih tua mungkin merasa tidak dihargai, Cara terbaik adalah menggunakan metode yang disukai rekan Anda. Jika kontak Anda di IT selalu merespons e-mail Anda dengan cepat, tetapi membutuhkan waktu lama untuk membalas panggilan telepon, menyampaikan pertanyaan Anda secara elektronik adalah solusi yang lebih efisien.
Mengkomunikasikan Berita Buruk
Memberitahu atasan Anda bahwa Anda baru saja kehilangan akun utama tidak mudah bagi kebanyakan orang. Juga tidak mudah untuk menyampaikan berita ke vendor lama bahwa Anda mengalihkan bisnis Anda ke pesaingnya. Robert Bies, seorang profesor di McDonough School of Business Georgetown, mencatat bahwa hal ini sering menyebabkan orang menunda memberi tahu pihak lain tentang berita buruk itu.
Sebaliknya, Bies menyarankan strategi komunikasi multi-cabang untuk mengatasi tantangan tersebut. Persiapkan pemangku kepentingan untuk berita buruk sebelumnya. Kirim berita dengan cepat dan jujur, kemudian mitigasi dengan solusi yang mungkin dan segala lapisan perak yang jelas. Anda dapat mengatakan, misalnya, bahwa Anda memiliki beberapa petunjuk untuk mengganti bisnis yang hilang yang membutuhkan lebih sedikit perjalanan untuk tenaga penjualan Anda
Kiat
-
Beberapa karyawan mungkin merasa tidak nyaman berkomunikasi terus terang dengan bos mereka karena posisi mereka dalam perusahaan atau latar belakang mereka. Wanita khususnya mungkin berjuang dengan ini, menurut ahli linguistik Deborah Tannen.
Terlalu Banyak - Atau Tidak Cukup
Seberapa banyak informasi untuk disebarluaskan kepada karyawan dan pemangku kepentingan luar merupakan tantangan konstan bagi para manajer. Berita menyeramkan, seperti reorganisasi, dapat menimbulkan reaksi keras jika tampaknya muncul tiba-tiba. Memperingatkan individu dalam rapat satu-satu atau lebih kecil dapat membuat pemimpin tahu siapa yang mungkin akan keberatan dengan berita, dan apa alasan mereka.
Di sisi lain, seorang manajer juga bisa berikan terlalu banyak informasi jika kesimpulan pesannya tidak jelas atau terbuka. Mengumumkan PHK itu mungkin akan datang dalam waktu dekat, misalnya, menyebabkan kecemasan dan dapat menyebabkan staf kunci mencoba mengambil pekerjaan lain. Ini juga dapat menurunkan produktivitas kantor jika karyawan menghabiskan waktu mereka bergosip dan mengerjakan resume mereka.
Komunikasi Informal Dapat Membuktikan Mahal
Tidak seperti obrolan di tempat kerja, komunikasi elektronik meninggalkan catatan tertulis tentang apa yang terjadi. Email cepat dapat merekap percakapan dan memberikan konfirmasi berharga jika ada pertanyaan nanti. Namun, memelihara catatan lalu lintas e-mail, perangkat lunak obrolan dan percakapan elektronik informal lainnya di tempat kerja dapat menjadi sakit kepala bagi mereka yang berada di IT - belum lagi tim hukum. Tampaknya percakapan tidak langsung bisa terbukti mahal. Departemen Kehakiman AS, misalnya, menggunakan komentar ruang obrolan untuk membantu membuat kasus manipulasi mata uangnya terhadap bank-bank besar seperti UBS, Citigroup dan J.P. Morgan Chase.
Manajemen proyek
Sebuah laporan tahun 2013 oleh Project Management Institute menemukan bahwa untuk setiap miliar dolar yang dihabiskan untuk proyek-proyek, $ 75 juta berisiko hanya sebagai akibat dari komunikasi yang tidak efektif. Kesenjangan dapat terjadi ketika tidak semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama tentang manfaat proyek, atau ketika bahasa yang digunakan untuk menyampaikan pesan tidak jelas. PMI menyarankan Anda sesuaikan komunikasi Anda untuk memenuhi kebutuhan masing-masing kelompok pemangku kepentingan. Proposal proyek untuk mendesain ulang situs web, misalnya, mungkin fokus pada manfaat tingkat tinggi ketika Anda bertemu dengan para pemimpin senior perusahaan. Itu akan menggunakan lebih banyak bahasa teknis dan data spesifik ketika disajikan kepada orang-orang yang harus melakukan pekerjaan.
