Organisasi bisnis tipikal menyelesaikan beban kerjanya dengan menciptakan serangkaian tugas yang dilakukan dan dijalankan sesuai kebutuhan. Tugas-tugas ini dapat mencakup pembelian bahan, layanan penjualan, mempekerjakan karyawan atau menanggapi pelanggan. Menempatkan tugas-tugas itu ke dalam serangkaian sistem yang terorganisir dan saling berhubungan dapat menguntungkan perusahaan dengan memperkenalkan efisiensi dan ketertiban pada hari kerja dan pada akhirnya meningkatkan laba. Sistem kerja memungkinkan tugas sehari-hari beroperasi secara terkoordinasi dan menyediakan kerangka kerja dasar untuk menghasilkan layanan dan produk.
Tentukan Sistem
Suatu sistem kerja adalah upaya kolektif dan dirancang ketika tugas atau tujuan tertentu diidentifikasi membutuhkan lebih dari satu orang untuk menyelesaikannya. Sistem kerja menggabungkan teknologi, informasi, dan sumber daya bisnis untuk menciptakan layanan atau produk bagi pelanggan baik eksternal maupun internal. Orang atau orang yang merekrut orang lain untuk beroperasi dalam sistem kerja pertama-tama harus mendefinisikan dan mengatur sistem yang akan memungkinkan tujuan tercapai. Sistem harus didefinisikan untuk mengetahui pekerja dan mesin mana yang dibutuhkan, apa yang masing-masing akan lakukan dan bagaimana sistem akan mengalir dari satu tugas ke tugas berikutnya untuk efisiensi maksimum.
Jenis Sistem Kerja
Tidak ada satu jenis sistem kerja yang ada karena konsep sistem kerja adalah cangkang yang dapat diisi dengan tujuan dan kebutuhan organisasi. Contoh sistem kerja meliputi sistem informasi, rantai pasokan, layanan untuk karyawan atau pelanggan dan sistem yang dimasukkan pembeli ketika memesan produk dari organisasi. Situs web e-niaga juga dapat dianggap sebagai sistem kerja yang menyelesaikan tugas-tugas seperti pemasaran, layanan pelanggan atau mengelola transaksi.
Beberapa sistem kerja dirancang untuk menyelesaikan tugas dan kemudian berakhir, seperti proyek khusus (konferensi, pengumpulan data) atau produk yang diproduksi untuk waktu tertentu dan kemudian dihentikan. Sistem kerja lain dapat terhubung bersama untuk membentuk sistem kerja yang lebih besar seperti sistem kerja yang menghasilkan suatu produk. Misalnya, sistem kerja produksi produk (jalur produksi) menghubungkan sistem kerja rantai pasokan (pembelian bahan), sistem kerja desain (teknik) dan sistem kerja pengemasan (menghasilkan produk siap pembelian.)
Elemen Sistem
Semua sistem kerja berisi serangkaian elemen yang mempengaruhi sistem kerja. Elemen-elemennya saling tergantung dan beroperasi bersama untuk menciptakan keseluruhan sistem. Elemen-elemen ini termasuk pekerja, tugas, struktur organisasi, kebijakan dan pedoman organisasi dan praktik kepemimpinan organisasi.
Pekerja tersebut dapat menjadi karyawan atau pekerja kontrak. Tugas yang ada meliputi apa yang perlu dilakukan dan bagaimana tugas itu harus diselesaikan. Struktur organisasi mencakup individu, peran dalam perusahaan dan bagaimana peran terkait dengan pekerjaan yang harus dilakukan. Kebijakan organisasi mencakup perjanjian, aturan, dan pernyataan yang menentukan cara pekerjaan harus diselesaikan.Praktik kepemimpinan dalam organisasi mengendalikan dan mengarahkan pencapaian sistem kerja dan membantu mempertahankan fokus dan motivasi.
Kerangka Dasar
Meskipun sistem kerja sangat bervariasi antar organisasi, ada kerangka dasar komponen yang dapat digunakan untuk mengisi sistem kerja. Komponen-komponen ini termasuk peserta, kegiatan dan proses, teknologi, informasi atau data, lingkungan fisik, strategi proses dan produk akhir. Komponen kerangka kerja terkait dengan elemen-elemen untuk menghasilkan sistem kerja.
Merevisi Sistem Kerja
Dinamika merevisi sistem kerja yang ada dapat dicapai dengan memaksakan serangkaian fase pada sistem kerja. Dikenal sebagai siklus hidup sistem kerja, fase-fase ini digambarkan sebagai operasi dan pemeliharaan (perbaikan yang sedang berlangsung), inisiasi (sistem kerja baru), pengembangan (persyaratan baru) dan implementasi (pemasangan, pelatihan, pengujian). Revisi dan perubahan yang direncanakan dan tidak terencana dapat terjadi saat menggunakan keempat fase ini. Perubahan yang direncanakan menggunakan keempat fase, dan perubahan yang tidak direncanakan atau tidak terduga terjadi melalui setiap fase dalam bentuk adaptasi, eksperimen dan perbaikan.
