Sistem organisasi, sederhananya, bagaimana sebuah perusahaan dibentuk. Struktur organisasi yang baik menjabarkan hierarki dan aliran komunikasi dalam suatu perusahaan. Penting bagi setiap bisnis, tidak peduli ukurannya, untuk menerapkan sistem organisasi. Ada banyak manfaat memiliki struktur organisasi yang terdefinisi dengan baik, termasuk peningkatan efisiensi, produktivitas, dan pengambilan keputusan. Setiap struktur memiliki kekuatan dan kelemahannya. Pada akhirnya, pro dan kontra ini bergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan, industri Anda, ukuran organisasi Anda dan faktor-faktor lainnya. Penting untuk mempertimbangkan setiap jenis sistem organisasi sebelum memutuskan mana yang tepat untuk perusahaan Anda.
Apa Itu Sistem Organisasi?
Sistem organisasi adalah struktur bagaimana suatu organisasi dibentuk. Struktur itu mendefinisikan bagaimana setiap divisi dari suatu bisnis dibentuk, hierarki dari siapa yang melapor kepada siapa dan bagaimana komunikasi mengalir ke seluruh organisasi. Dipecah lebih jauh, struktur organisasi menentukan bagaimana setiap peran dalam fungsi organisasi. Dengan struktur organisasi yang jelas, semua karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka dan kepada siapa mereka melaporkan. Pemilik bisnis harus berpikir panjang dan keras tentang sistem mana yang harus dipilih, karena setiap organisasi memiliki kebutuhan unik. Struktur organisasi yang tepat untuk satu perusahaan tidak akan tepat untuk yang lain.
Contoh Sistem Organisasi dalam Bisnis
Ada empat jenis utama struktur organisasi: fungsional, divisi, matriks dan flat. Setiap sistem memiliki fitur unik.
Struktur organisasi fungsional: Struktur organisasi fungsional adalah hierarki tradisional. Banyak perusahaan, terutama perusahaan besar, mengikuti struktur fungsional. Sistem ini menampilkan beberapa divisi khusus seperti pemasaran, keuangan, penjualan, sumber daya manusia dan operasi. Kemudian, seorang manajer senior mengawasi semua divisi khusus. Alur pelaporannya jelas. Setiap karyawan melapor kepada seniornya, termasuk kepala divisi, yang melapor kepada manajemen senior. Manajemen senior mengawasi seluruh struktur. Karena perusahaan tetap dipecah menjadi divisi khusus, karyawan cenderung menjadi terspesialisasi juga. Ini menyebabkan jalur yang jelas untuk promosi dan pertumbuhan. Namun, divisi-divisi tersebut dapat mengalami kesulitan berkomunikasi satu sama lain. Karena semua departemen melapor ke atas, ada sedikit komunikasi horizontal di antara mereka, menyisakan sedikit ruang untuk pemikiran holistik, seluruh perusahaan, kecuali pada tingkat manajemen puncak. Ini membuat sistem organisasi fungsional lambat beradaptasi dengan perubahan.
Struktur organisasi divisi: Struktur organisasi divisi membagi bisnis menjadi beberapa tim berdasarkan proyek yang dikerjakan karyawan. Sistem ini mencakup berbagai jenis tim, termasuk hukum, hubungan masyarakat, penelitian dan pengembangan bisnis. Selanjutnya, tim dibuat di sekitar proyek tertentu. Misalnya, perusahaan farmasi mungkin memiliki tim terpisah yang didedikasikan untuk setiap obat yang mereka buat. Setiap tim proyek memiliki direktur atau wakil presiden dan menjalankan tingkat otonomi tertentu dalam organisasi. Struktur divisi memungkinkan karyawan untuk menjadi sangat akrab dengan pekerjaan tim mereka. Namun, divisi sering tidak menyadari apa yang dilakukan tim lain, dan tidak berkomunikasi satu sama lain. Karyawan mungkin tidak dapat bekerja secara efektif lintas divisi jika diperlukan. Pada akhirnya, sistem ini dapat menjadi tantangan untuk dikelola karena strukturnya yang tersebar luas.
Struktur organisasi matriks: Sistem matriks adalah persilangan antara struktur fungsional dan struktur divisi. Dari perspektif mata burung, bisnis ini didirikan dalam struktur fungsional, dengan hierarki tradisional dan divisi khusus. Namun, ketika Anda melihat divisi-divisi itu dari dekat, mereka masing-masing dibentuk dalam struktur organisasi divisi. Ini berarti mereka dibagi menjadi beberapa proyek dan tim yang lebih kecil. Jenis matriks struktur organisasi cukup kompleks dan membutuhkan banyak perencanaan, belum lagi sistem komunikasi yang kuat di seluruh organisasi. Namun, ketika struktur matriks bekerja dengan baik, itu menghilangkan banyak masalah yang muncul dengan organisasi divisi atau fungsional saja. Komunikasi dapat berjalan ke orang yang tepat, yang meningkatkan produktivitas dan pemikiran holistik. Selanjutnya, karyawan dihadapkan pada departemen dan proyek lain, mendorong kolaborasi lintas. Pada sisi negatifnya, struktur matriks dapat dengan cepat membingungkan bagi karyawan ketika ada terlalu banyak manajer, dan tidak jelas kepada siapa harus melapor.
Struktur organisasi datar: Struktur organisasi yang datar meratakan banyak hierarki dan memungkinkan karyawan lebih banyak otonomi atas pekerjaan mereka. Seringkali, organisasi flat dibagi menjadi tim sementara, meskipun mereka biasanya tidak memiliki struktur formal. Masih ada beberapa dinamika top-down dalam sistem datar. Seringkali, setidaknya ada beberapa kepemimpinan senior yang memimpin kapal. Namun, sistem ini didasarkan pada gangguan struktur hierarki bisnis tradisional. Banyak startup dan perusahaan teknologi cenderung ke arah organisasi yang datar, karena mendorong inovasi dan input karyawan. Pemikirannya adalah bahwa ketika karyawan tidak dirusak oleh birokrasi, mereka akan berpikir bebas dan menghasilkan ide-ide segar dan menguntungkan. Ini meningkatkan komunikasi lintas tim dan menghilangkan beberapa masalah komunikasi yang dapat terjadi ketika pesan naik ke atas-bawah struktur. Sayangnya, sistem datar sulit dipertahankan ketika perusahaan tumbuh, dan kebutuhan akan sistem komunikasi yang lebih terstruktur ikut bermain. Selain itu, karyawan dalam organisasi flat dapat menjadi kewalahan dengan melakukan terlalu banyak tugas yang berbeda, dan tidak memiliki banyak ruang untuk tumbuh atau dipromosikan.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Sistem Organisasi
Sistem organisasi penting untuk bisnis dari berbagai ukuran. Memiliki struktur yang solid dan terdefinisi dengan baik menghapus kebingungan dan menjabarkan proses-proses sederhana yang harus diikuti karyawan. Setiap pekerja harus tahu persis kepada siapa mereka melapor. Tanpa beberapa jenis hierarki atau struktur di tempat, tempat kerja dapat menjadi kacau. Karyawan mungkin tidak mengerti siapa yang bertanggung jawab atas apa, menyebabkan hal-hal penting gagal. Struktur organisasi yang solid merampingkan perusahaan dan membuat semua orang tetap pada halaman yang sama.
Sistem organisasi menempatkan setiap orang di tempat yang benar, mampu menyumbangkan bagian mereka kepada perusahaan. Memiliki sistem meningkatkan efisiensi secara keseluruhan, meningkatkan produktivitas, dan memberikan kejelasan bagi semua orang di organisasi. Setiap departemen dapat bekerja lebih baik ketika peran didefinisikan dengan jelas dan tujuan dibagikan. Selanjutnya, sistem organisasi yang tepat dapat meningkatkan pengambilan keputusan, karena informasi mengalir ke seluruh organisasi. Manajer tingkat atas dapat mengumpulkan informasi dari semua divisi, memberi mereka wawasan yang lebih besar tentang keseluruhan operasi perusahaan.
Sistem organisasi yang solid menghilangkan banyak masalah bisnis, termasuk duplikasi pekerjaan dan konflik antara posisi. Jika suatu bisnis dipikirkan dengan matang, setiap karyawan memiliki peran yang berbeda, dan peran tersebut tidak saling tumpang tindih. Tidak ada "landasan" di mana tidak ada yang yakin siapa yang bertanggung jawab atas tugas atau proyek tertentu. Karena itu, kerja sama meningkat dan karyawan merasakan kebanggaan dalam pekerjaan mereka. Pekerja menghindari frustrasi memiliki peran dan pos tujuan yang selalu berubah. Mereka dapat fokus pada apa yang mereka lakukan terbaik.
Memilih sistem organisasi yang tepat dapat membawa bisnis Anda ke tingkat selanjutnya. Misalnya, jika bisnis Anda berbasis produk, matriks atau struktur divisi kemungkinan besar akan ideal. Ini adalah struktur berbasis proyek yang fokus pada tim khusus. Startup kecil, di sisi lain, dapat mempertimbangkan struktur datar untuk memungkinkan semua karyawan menyumbangkan keterampilan dan keahlian mereka tanpa campur tangan hierarki.
Contoh Bisnis dengan Sistem Organisasi
Contoh sistem fungsional: Sistem organisasi fungsional secara historis telah digunakan oleh militer, universitas dan entitas pemerintah. Selama bertahun-tahun, hierarki fungsional menjadi kurang populer, dan banyak organisasi telah pindah dari mereka. Namun, mereka masih digunakan oleh bisnis tertentu. Salah satu contoh bagaimana jenis sistem organisasi ini dapat digunakan adalah dalam pengaturan pabrik tradisional. Manajer pabrik mengawasi berbagai divisi pabrik, yang masing-masing khusus. Setiap divisi memiliki manajernya sendiri, yang semuanya melapor langsung ke manajer pabrik pengawas. Contoh lain bisa jadi toko eceran. Seorang manajer toko mengawasi operasi dari atas piramida. Di bawah ini adalah departemen yang berbeda. Mungkin ada satu untuk inventaris, satu untuk layanan pelanggan dan satu untuk pemasaran dan promosi. Masing-masing memiliki penyelia sendiri, dan semua melapor kepada manajer umum.
Contoh dari sistem divisi: Sistem divisi populer di perusahaan besar multinasional. Misalnya, Johnson & Johnson memiliki struktur divisi. Setiap merek Johnson & Johnson beroperasi sebagai perusahaannya sendiri, dengan kepemimpinan dan struktur internalnya sendiri. Semua merek tersebut melapor ke perusahaan induk. Contoh lain dari struktur organisasi divisi adalah General Electric. CEO duduk di puncak, dan lebih dari itu, perusahaan dibagi menjadi beberapa kelompok. Ada beberapa kelompok operasional, seperti untuk keuangan, hukum, hubungan masyarakat dan penelitian global. Beberapa tim dikhususkan untuk proyek-proyek tertentu, termasuk penerbangan, energi, perawatan kesehatan dan banyak lagi.
Contoh dari sistem matriks: Sistem organisasi matriks rumit, dan oleh karena itu sebagian besar diadopsi oleh perusahaan besar dan mapan. Salah satu contoh terkenal dari perusahaan matriks adalah Starbucks. Perusahaan kopi terbesar di dunia menggunakan struktur fungsional untuk membagi bisnisnya menjadi beberapa divisi, termasuk SDM, pembiayaan, dan pemasaran. Departemen-departemen ini terletak di kantor pusat perusahaan merek dan melapor kepada manajemen tingkat atas. Departemen SDM, misalnya, membuat kebijakan yang memengaruhi semua lokasi Starbucks secara keseluruhan. Selanjutnya, Starbucks memiliki divisi terpisah untuk setiap wilayah geografis. Wilayah ini termasuk Amerika, Cina dan Asia-Pasifik, Eropa, Timur Tengah, Rusia dan Afrika. Wilayah Amerika, yang paling populer bagi perusahaan, selanjutnya dibagi menjadi empat divisi yang lebih kecil. Starbucks juga memiliki divisi berbasis produk. Misalnya, ada satu divisi untuk barang dagangan seperti mug Starbucks dan lainnya untuk barang-barang yang dipanggang. Di level bawah organisasi, Starbucks memiliki tim karyawan, terutama di level toko. Struktur matriks kompleks ini melayani raksasa kopi dengan baik, memungkinkan perusahaan untuk mengoperasikan ribuan toko di seluruh negeri dengan sukses.
Contoh sistem datar: Sistem datar populer di kalangan perusahaan pemula dan perusahaan teknologi. Salah satu contoh terkenal dari sistem datar adalah Zappos. Pada 2013, CEO perusahaan sepatu besar ini mengumumkan struktur manajemen baru yang disebut holacracy, sebuah pengaturan untuk mendorong kolaborasi dengan menghilangkan hierarki tempat kerja. Perusahaan itu melarang judul manajer. Itu tidak akan lagi memiliki jabatan dan tidak ada bos. Setiap karyawan akan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka sendiri. Perusahaan berharap untuk memicu inovasi dan kreasi dengan menghilangkan birokrasi yang terlibat dalam hierarki dan pengambilan keputusan. Namun, Zappos berjuang untuk menjaga operasi tetap datar.
Ini adalah perjuangan banyak perusahaan besar yang menerapkan struktur datar. Banyak startup telah berbicara tentang kesulitan mempertahankan struktur organisasi yang datar ketika mengalami pertumbuhan eksponensial. Studi menemukan bahwa karyawan menemukan struktur hierarkis yang nyaman dan praktis. Jadi, struktur organisasi yang datar mungkin merupakan pilihan yang baik untuk bisnis yang masih dalam tahap awal, untuk memacu inovasi dan pertumbuhan. Namun, sebagian besar perusahaan besar menjauh dari sistem datar karena dapat menjadi rumit untuk dikelola seiring waktu.
