Kontrol kualitas dan jaminan kualitas keduanya penting untuk kesuksesan bisnis Anda. Seperti namanya, jaminan kualitas, atau QA, dirancang untuk mempertahankan tingkat kualitas yang diinginkan dalam suatu produk atau layanan. Ini juga memungkinkan organisasi untuk merumuskan dengan jelas tujuan mereka, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam pekerjaan mereka, mengevaluasi kinerja mereka dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memberikan hasil yang lebih baik. Praktik ini dapat membantu Anda menghindari kesalahan mahal dan mengurangi risiko.
Peran Jaminan Kualitas
Bisnis apa pun, besar atau kecil, harus mengikuti prosedur khusus dan memastikan bahwa proyeknya dikelola secara efektif. Katakanlah Anda berencana meluncurkan produk baru. Anda tidak bisa begitu saja menciptakan produk dan meletakkannya di rak toko.
Pertama, penting untuk memastikan itu memenuhi standar kualitas tertentu dan memberikan nilai kepada pengguna akhir. Itu sebabnya Anda memerlukan rencana jaminan kualitas, atau QAP. Perannya adalah untuk memastikan bahwa kualitas produksi memenuhi persyaratan pelanggan dan mematuhi standar industri. Pada saat yang sama, ini membantu meminimalkan kesalahan dan mengidentifikasi area perbaikan.
Proses perencanaan QA menangani setiap aspek pengembangan produk atau proyek, dari kinerjanya secara keseluruhan hingga pemeliharaan fungsi-fungsi dasar. Strukturnya tergantung pada persyaratan organisasi. Misalnya, startup atau perusahaan kecil dapat menggunakan rencana jaminan kualitas untuk mempercepat pertumbuhan mereka dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dokumen QAP harus mencakup tujuan kualitas yang jelas, tugas dan tanggung jawab untuk setiap anggota tim, tonggak sejarah, proses, penilaian data proyek, metode validasi dan verifikasi, tindakan respons dan banyak lagi. Proses perencanaan QA akan berbeda dari satu organisasi ke yang lain. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat rencana jaminan kualitas.
Tetapkan Tujuan Kualitas
Mulailah dengan menentukan sasaran kualitas untuk proyek Anda. Jelaskan setiap tujuan dalam istilah yang terukur. Pertimbangkan peraturan federal dan negara bagian yang relevan yang mungkin berlaku. Tulis semuanya dalam dokumen QAP.
Tujuan Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, dan terikat waktu. Gunakan rumus SMART (spesifik, terukur, tepat, realistis, dan tepat waktu) untuk menetapkan tujuan Anda dengan jelas. Tentukan berapa banyak cacat yang dapat diterima dan cari cara untuk memperbaikinya dalam jangka panjang. Selain itu, pastikan target kualitas perusahaan Anda selaras dengan harapan pelanggan.
Tetapkan Peran dan Tanggung Jawab
Secara umum, organisasi besar memiliki tim penjaminan kualitas mereka sendiri. Usaha kecil, di sisi lain, mengalihdayakan tugas ini atau memberikan peran dan tanggung jawab khusus kepada karyawan mereka.
Jika Anda pemula atau perusahaan kecil, pertimbangkan untuk melatih staf Anda dalam penjaminan kualitas. Tetapkan tugas khusus untuk mereka berdasarkan keterampilan mereka. Tim QA yang baik akan dapat mendeteksi dan memperbaiki masalah potensial pada tahap awal, mencegah kesalahan dalam produk yang diproduksi dan membantu memenuhi permintaan pelanggan.
Sebagai seorang manajer, Anda bertanggung jawab untuk menetapkan proses dan aturan agar semua orang mengikuti dan memastikan persyaratan untuk setiap proyek ditata dengan jelas. Anda juga perlu terus mendorong tim Anda, memantau kinerjanya, dan memberikan umpan balik yang berarti. Pertimbangkan berbagai skenario yang mungkin terjadi dan tentukan serangkaian prosedur yang akan diterapkan oleh masing-masing departemen.
Menerapkan Rencana Jaminan Kualitas
Tentukan alat dan sumber daya mana yang akan dibutuhkan melalui proses perencanaan QA. Juga, pastikan rencana jaminan kualitas Anda sesuai dengan rencana pengukuran perusahaan, rencana dokumentasi, rencana manajemen risiko dan proses pendukung lainnya. Semua orang di organisasi Anda harus berada di halaman yang sama.
Dokumen QAP akan memberikan pedoman yang jelas tentang bagaimana menerapkan proses perencanaan QA dan akan menjelaskan bagaimana itu sejalan dengan misi perusahaan. Seharusnya mudah dipahami dan mencakup setiap langkah proses. Tinjau setiap beberapa bulan dan buat perubahan apa pun yang mungkin diperlukan. Sertakan berbagai jenis ulasan kontrol, seperti ulasan dokumentasi, ulasan yang dapat dikirim, ulasan rekan, dan banyak lagi.
Ukur Hasil
Terakhir, menilai kemajuan dan peningkatan yang dihasilkan oleh prosedur dan kemudian menyesuaikan rencana jaminan kualitas yang sesuai. Ingatlah tujuan awal dan tentukan apakah tujuan-tujuan ini telah terpenuhi atau tidak. Komunikasikan hasilnya kepada tim Anda dan berikan penghargaan atas upaya mereka. Perbarui dokumen QAP dengan panduan dan kebijakan baru jika perlu.
Mempersiapkan rencana jaminan kualitas adalah upaya tim. Itu sebabnya penting untuk melibatkan semua orang. Setiap departemen dalam organisasi Anda, mulai dari pemasaran dan penjualan hingga layanan pelanggan, memainkan peran dalam proses ini. Ketika dilakukan dengan benar, perencanaan QA dapat menghemat waktu dan uang Anda, meningkatkan kepercayaan pelanggan dan meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan Anda.
