Menulis surat bisnis internal melibatkan memahami audiens Anda dan berfokus pada tujuan tertentu. Apa pun topiknya, pertimbangan audiens dan nada sangat penting untuk menghindari konflik, kebingungan, dan kesalahan informasi. Untuk memastikan keberhasilan, ikuti struktur, sertakan semua detail yang diperlukan, dan koreksi pembacaan dengan teliti. Sering kali dapat membantu Anda memberi waktu antara penyusunan surat dan ulasan akhir untuk menjaga obyektivitas dan menghasilkan karya tulis yang paling efektif. Oleh karena itu, perencanaan yang cermat dan manajemen waktu adalah aspek penting dari proses penulisan.
Buat Salam yang Benar
Buat salam yang tepat untuk membuka surat dengan nada yang sesuai. Gunakan "Yang Terhormat," "Salam" atau "Selamat pagi / siang" untuk membuka surat dan menunjukkan rasa hormat dan empati kepada pembaca. Misalnya: "Kolega yang Terhormat."
Buat pengantar. Dalam pengantar, sertakan informasi tentang topik surat itu sehingga pembaca mengerti apa yang diharapkan. Pengantar Anda mungkin terlihat seperti ini:
Banyak dari Anda bertanya-tanya kapan konstruksi akan selesai di garasi parkir baru kami. Dengan senang hati saya memberi tahu Anda bahwa konstruksi dijadwalkan selesai pada minggu pertama bulan April.
Tulis paragraf badan yang efektif dan atur secara visual agar pembaca tetap terlibat.
Paragraf tubuh berisi sebagian besar informasi, sehingga organisasi sangat penting. Gunakan poin-poin, teks tebal atau teknik lain untuk menyoroti informasi penting.
Tutup surat dengan akhir yang baik. Ini melibatkan membangun nada yang tepat dengan pembaca dengan berterima kasih kepada mereka atas waktu mereka. Ini juga melibatkan penyertaan informasi yang diperlukan jika pembaca memiliki pertanyaan lebih lanjut. Sebagai contoh:
Terima kasih atas waktu dan kesabaran Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi manajemen di alamat email yang tercantum di bawah ini.
Cetak surat itu dan koreksi cetakan untuk kesalahan. Temukan salah eja, kesalahan tanda baca, atau kesalahan tata bahasa. Gunakan kamus dan tesaurus untuk merevisi kata-kata canggung atau suara pasif, dan untuk menghindari pengulangan.
Kiat
-
Ketika menulis secara internal, ingatlah bahwa dokumen Anda dapat dilihat dan dibaca oleh siapa pun di perusahaan. Karena itu, jaga agar informasi tetap seimbang, obyektif, mudah diakses, dan netral gender.
Peringatan
Bahkan jika Anda mengenal baik rekan bisnis atau rekan kerja Anda, hindari nada bicara yang informal atau sehari-hari. Memproduksi dokumen dengan umur panjang sangat penting dalam komunikasi tertulis, dan kata-kata dan frasa santai mudah disalahartikan.
