Catatan dan faktur debet digunakan dalam proses akuntansi untuk membantu bisnis melacak penjualan. Sementara nota debit berhubungan dengan piutang dagang, sebagian besar faktur berurusan dengan penjualan lengkap di mana uang telah berpindah tangan. Apakah catatan debit atau faktur digunakan, penting bahwa semua informasi terkait dimasukkan pada dokumen sehingga dapat digunakan dalam proses akuntansi di masa depan.
Catatan Debit
Catatan debit adalah pemberitahuan yang dikirim ke pelanggan untuk memberi tahu dia tentang jumlah yang telah lewat jatuh tempo. Bisnis dapat menggunakan catatan debit sebagai pendahulu untuk mengirim akun yang telah lewat waktu ke koleksi, sebagai peringatan bahwa sebuah akun akan lewat jatuh tempo, atau untuk mengingatkan pelanggan tentang diskon untuk pembayaran awal.
Faktur
Faktur digunakan untuk mencatat transaksi penjualan. Misalnya, jika sebuah bisnis berada di sebuah expo atau konferensi dan melakukan penjualan, pembeli dan bisnis masing-masing menerima salinan faktur sehingga kedua belah pihak tahu apa yang dijual, kapan dan berapa harganya. Faktur juga disertakan dengan barang-barang penjualan yang dikirimkan ke pelanggan.
Perbedaan
Catatan debit adalah informasi mengenai transaksi masa lalu yang tetap tidak dibayar, sedangkan faktur mencatat transaksi penjualan yang telah selesai. Catatan debit didasarkan pada akun piutang, sedangkan faktur digunakan untuk penjualan yang pembayarannya telah dilakukan.
Contoh Penggunaan
Jika akun pelanggan telah lewat jatuh tempo, perusahaan dapat mengirim catatan debit kepada pelanggan untuk mengingatkannya akan kekhilafan pada akun tersebut. Catatan tersebut harus mencakup barang atau barang yang dibeli, tanggal pembelian, harga pembelian, tanggal jatuh tempo pembayaran awal, dan biaya keuangan apa pun yang mungkin telah diterapkan pada akun yang lewat jatuh tempo. Contoh faktur adalah ketika penjualan dilakukan dan pelanggan meminta tanda terima terperinci. Faktur termasuk barang yang dibeli, harga jual, tanggal penjualan dan metode pembayaran.
