Penggajian adalah aspek kunci dari bisnis apa pun dengan karyawan. Agar karyawan dan pajak gaji dibayar tepat waktu dan akurat, departemen penggajian harus disusun. Untuk mencapai efisiensi di dalam departemen, pemberi kerja harus mendokumentasikan prosedur penggajian. Terlepas dari apakah penggajiannya besar atau kecil, prosedur penggajian tertulis sangat penting untuk penggajian yang berhasil.
Buat formulir prosedur penggajian. Departemen penggajian biasanya bekerja sama dengan departemen sumber daya manusia untuk memastikan pembayaran gaji dan pemrosesan tunjangan karyawan yang tepat. Sejumlah formulir digunakan dalam proses ini: lembar waktu / kartu waktu, Formulir W-2, jadwal penggajian dan / atau kalender, formulir permintaan liburan, formulir otorisasi setoran langsung, dan lembar pemantauan hari sakit. Anda dapat membeli formulir ini di toko alat tulis atau meminta perusahaan percetakan untuk mengubahnya.
Dokumentasikan prosedur ketepatan waktu. Departemen Tenaga Kerja A.S. mencatat bahwa Anda dapat menggunakan sistem pencatatan waktu apa pun yang Anda inginkan asalkan benar dan lengkap. Prosedur ketepatan waktu harus mencakup tenggat waktu penyerahan lembar waktu dan metode yang digunakan untuk menghitung waktu karyawan.
Misalnya, tulis prosedur untuk menghitung kartu waktu karyawan secara manual, seperti mengumpulkan hingga turun ke seperempat jam terdekat. Jika Anda memiliki sistem ketepatan waktu yang secara otomatis mengangkut pukulan / pukulan karyawan ke perangkat lunak penggajian, dokumentasikan prosedur Anda untuk melakukan pengeditan. Ini mungkin termasuk meminta pengawas mengirimi Anda email perubahan sebelum batas waktu.
Tuliskan prosedur pemrosesan daftar gaji. Sesuaikan prosedur pemrosesan penggajian Anda sehingga cocok dengan sistem penggajian Anda. Sistem penggajian dapat dilakukan secara manual, komputerisasi internal atau eksternal (outsourcing). Nyatakan seluruh prosedur pemrosesan daftar gaji untuk sistem khusus Anda.
Misalnya, Anda memiliki sistem komputerisasi in-house, di mana staf penggajian di tempat dan perangkat lunak penggajian digunakan untuk memproses penggajian. Dokumentasikan cara menggunakan perangkat lunak. Nyatakan cara memasukkan upah karyawan dan cara memproses penyesuaian pembayaran, setoran langsung, pajak gaji, hari manfaat, hiasan, manfaat asuransi, dan upah lembur. Masukkan langkah-langkah untuk memeriksa ulang daftar gaji sebelum mencetak gaji dan sebelum menutup daftar gaji.
Jika Anda memiliki beberapa frekuensi pembayaran (seperti mingguan dan dua mingguan), dokumentasikan cara memprosesnya. Prosedur pemrosesan penggajian harus mencakup semua langkah pemrosesan, mulai dari awal setiap penggajian hingga akhirnya.
Termasuk prosedur setelah pemrosesan. Misalnya, Anda memiliki departemen akuntansi atau perusahaan pajak luar yang menangani urusan pajak gaji perusahaan. Sebutkan file dan laporan yang diperlukan yang harus diteruskan dan ke individu mana. Nyatakan siapa yang harus menerima gaji / stub pembayaran untuk distribusi dan sertakan perusahaan / individu lain dengan siapa Anda harus berinteraksi. Misalnya, jika departemen penggajian meneruskan dana kontribusi pensiun kepada penyedia program pensiun segera setelah setiap proses penggajian, sertakan langkah-langkah yang diperlukan.
Dokumentasikan prosedur penyimpanan catatan. Majikan harus menyimpan catatan penggajian selama minimal tiga tahun, menurut Departemen Tenaga Kerja. Penyimpanan negara dan prosedur pengarsipan untuk daftar gaji, W-2s, laporan pajak gaji, kartu waktu dan catatan penggajian lainnya.
Kiat
-
Perbarui prosedur penggajian Anda setiap kali terjadi perubahan prosedural.
