Struktur organisasi formal berfokus pada peran dan posisi daripada orang-orang di posisi. Formalisasi adalah proses menciptakan struktur formal dan mencakup pemeliharaan struktur formal itu dari waktu ke waktu. Formalisasi struktur organisasi biasanya dimulai dalam upaya merasionalisasi proses pengambilan keputusan. Organisasi yang diformalkan sangat penting untuk organisasi di mana masalah diketahui dan perubahan diterapkan secara perlahan dan terarah.
Struktur Formal vs. Informal
Berbeda dengan struktur organisasi informal, yang menilai individu di atas posisi pekerjaan dan memungkinkan untuk evolusi peran seperti yang ditentukan oleh pemegang posisi, struktur organisasi formal terdiri dari peran yang ditetapkan yang tidak mudah diubah. Dalam beberapa hal, struktur organisasi informal lebih inovatif daripada struktur formal. Namun, struktur informal paling berguna untuk industri yang berubah dengan cepat, seperti sektor teknologi. Selain itu, ukuran organisasi dapat menunjukkan tingkat formalisasi yang diperlukan. Penting untuk memahami kebutuhan organisasi individu ketika menentukan struktur mana yang paling efektif untuk setiap situasi.
Identifikasi
Formalisasi dapat diidentifikasi dengan sejauh mana peran organisasi dipisahkan dari individu yang melakukan peran tersebut. Struktur organisasi formal terdiri dari struktur hierarki, pelaporan top-down dan pengambilan keputusan. Hal ini diakui oleh adanya standar dan peraturan yang eksplisit dan terkodifikasi. Struktur formal biasanya mencakup banyak lapisan pengawasan, termasuk direktur tingkat atas atau kepala departemen, manajer menengah dan pengawas operasional.
Manfaat
Salah satu manfaat dari formalisasi struktur organisasi adalah sifat suksesi yang rutin. Peran posisi tertentu akan tetap sama, tidak peduli siapa yang menempati posisi pekerjaan tertentu. Prosedur kerja didokumentasikan sehingga karyawan baru dapat dengan mudah dimasukkan ke posisi kosong tanpa mengubah proses yang terkait dengan posisi tersebut. Struktur yang bertahan lama dari organisasi yang diformalkan tidak berubah kecuali jika sengaja diubah oleh manajemen. Strukturnya mudah dipahami dan dijelaskan. Selain itu, penyelarasan proses kerja sehari-hari dengan misi keseluruhan organisasi mudah dicapai dalam struktur organisasi yang diformalkan.
Bagan Organisasi
Struktur organisasi yang diformalkan, serta peran dan hubungan antara peran-peran itu, biasanya dibuat terlihat melalui penggunaan bagan organisasi. Bagan ini menggambarkan peran individu dalam organisasi, termasuk siapa yang melapor kepada siapa. Ini juga menggambarkan bagaimana informasi dan keputusan mengalir dalam organisasi. Bagan organisasi adalah alat yang berharga dalam proses formalisasi.
