Kepatuhan penuh terhadap peraturan perusahaan Anda berarti Anda harus melakukan rapat dewan direksi seperti yang ditentukan oleh undang-undang tersebut. Anggota memang memiliki kendali atas tindakan yang diambil dewan pada pertemuan ini, tetapi mereka memiliki jauh lebih sedikit mengatakan tentang bagaimana pertemuan berlangsung. Risalah rapat, ditafsirkan oleh pengadilan sebagai dokumen hukum, sangat penting sehingga, seperti yang dikatakan oleh konsultan bisnis Carter McNamara, "… jika tidak dalam hitungan menit, itu tidak terjadi."
Cari tahu apa yang terjadi di rapat dewan direksi tipikal dengan meninjau agenda sampel di Bantuan Manajemen. Kustomisasi agenda ini agar sesuai dengan budaya dan tujuan perusahaan Anda. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Tunjuk seseorang - biasanya sekretaris dewan - untuk membuat risalah rapat. Risalah harus berisi informasi yang direkomendasikan oleh McNamara: nama perusahaan, tanggal dan waktu rapat, yang memanggil rapat untuk memesan, peserta, mosi yang dibuat, konflik kepentingan yang mencegah peserta dari pemungutan suara, golput dari pemungutan suara dan alasan yang diberikan, ketika pertemuan berakhir dan siapa yang menyiapkan risalah.
Putuskan apakah kuorum - jumlah anggota paling sedikit yang diperlukan untuk mengambil tindakan - hadir. Seperti yang disarankan Komite Pengacara Chicago untuk Hak-Hak Sipil Dalam Buku Hukum, periksa anggaran rumah tangga untuk mengetahui berapa banyak anggota yang diperlukan untuk kuorum. Di sebagian besar perusahaan, mayoritas sederhana akan berhasil. Misalnya, dewan dengan sepuluh anggota akan memiliki kuorum jika enam hadir.
Mintalah ketua dewan mengadakan rapat untuk memesan, seperti pada menit contoh dari Bantuan Manajemen. Sekretaris harus hadir dengan memanggil nama-nama anggota dewan yang merespons dengan keras jika mereka hadir.
Tanyakan apakah anggota dewan mengulas risalah dari pertemuan sebelumnya dan apakah perubahan disarankan. Kemudian tanyakan kepada anggota lain apakah mereka setuju dengan perubahan tersebut. Catat kesepakatan dan ketidaksepakatan. Kemudian pilih apakah perubahan harus dilakukan. Jika suara mayoritas ya, umumkan bahwa perubahan akan dilakukan dan diedarkan kepada semua anggota untuk disetujui pada pertemuan berikutnya.
Mintalah ketua komite untuk melaporkan acara sejak pertemuan terakhir. Perhatikan bagaimana contoh risalah yang dimaksud McNamara menunjukkan para anggota menggambarkan pertemuan atau acara yang telah mereka hadiri.
Pilih gerakan yang dilakukan oleh anggota dewan untuk menyelesaikan tugas. Contoh mosi mempekerjakan konsultan untuk menulis hibah, menyetujui daftar periksa dan laporan keuangan, dan bahkan mengirim hadiah kepada karyawan yang sakit.
Mintalah anggota dewan melaporkan “bisnis baru”, atau acara mendatang. Apakah mereka menghadiri konferensi yang harus diketahui peserta lain? Atau, apakah mereka meminta nasihat tentang masalah tertentu?
Atur rapat dan umumkan waktu rapat itu ditunda. Berikan tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan berikutnya. Tentukan apakah dewan akan melanjutkan pertemuan dalam sesi "eksekutif" di mana anggota non-dewan tidak diizinkan.
