Tanggung jawab utama agen pembelian adalah untuk memastikan kecukupan pasokan dan kualitas bahan yang dibutuhkan dengan harga terbaik. Fokusnya adalah pada kualitas, ketersediaan bahan, investasi inventaris, dan harga. Dalam menetapkan tujuan, agen pembelian harus tetap fokus pada kegiatan dan metrik yang mendorong peningkatan kinerja di keempat bidang ini.
Kualitas
Apa pun yang kita beli, kita mengharapkan kualitas. Bahan harus sesuai dengan spesifikasi agar bermanfaat. Seringkali biaya dengan kualitas buruk melebihi biaya material yang sebenarnya. Kualitas yang buruk dapat menyebabkan biaya tenaga kerja yang hilang, klaim garansi, bahkan mungkin cedera. Agen pembelian harus memiliki metrik kualitas pemasok untuk memastikan bahwa pemasok yang dipilih memenuhi standar. Metrik harus menangkap jumlah produk cacat yang diterima dari pemasok sebagai persentase dari total produk yang diterima. Suatu tujuan harus ditetapkan dengan masing-masing pemasok. Jumlahnya harus meningkat setiap tahun.
Ketersediaan Bahan
Dua aspek ketersediaan material layak diukur. Yang pertama berfokus pada berapa banyak kekurangan material yang terjadi. Penting untuk mengukur hal ini untuk memahami jika agen pembelian memesan bahan dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat. Jika tidak, manajer pembelian perlu melakukan intervensi. jika sebuah toko kelontong kehabisan produk dan itu terjadi selama dua jam sekali setiap lima tahun, itu tidak akan menarik perhatian jika akan berlangsung selama tiga hari dan terjadi setiap dua minggu.
Aspek kedua adalah keandalan pengiriman pemasok. Ini diukur dengan membandingkan pengiriman pemasok dengan pesanan pembelian. Jika pemasok mengirimkan jumlah yang tepat waktu, pesanan dianggap "sempurna". Jika jumlah atau tanggal pengiriman tidak sesuai dengan pesanan pembelian, ini akan dianggap sebagai "ketinggalan". Seperti halnya kualitas, tujuan harus memenuhi tujuan perusahaan dan menunjukkan peningkatan berkelanjutan.
Investasi Persediaan
Sementara agen pembelian bertanggung jawab untuk memastikan bahwa persediaan yang memadai ada di tangan, penting bahwa mereka juga bertanggung jawab untuk menjaga persediaan tetap rendah. Beberapa perusahaan memiliki sumber daya tak terbatas untuk berinvestasi dalam inventaris. Dengan demikian, agen pembelian harus memastikan bahwa nilai total persediaan disimpan dalam batas-batas. Pengukuran paling umum untuk efektivitas persediaan adalah perputaran persediaan. Perputaran persediaan mengukur berapa kali dalam satu tahun tertentu persediaan benar-benar diserahkan. Misalnya, ada produk yang digunakan perusahaan 12.000 unit per tahun. Untuk produk yang sama ini ada 1.000 unit dalam persediaan pada waktu tertentu. Perputaran inventaris yang dihitung untuk item ini adalah 12 (12.000 dibagi 1.000). Tingkat perputaran 12 menunjukkan bahwa persediaan berubah sekali setiap bulan, atau 12 kali per tahun. Semakin tinggi tingkat belokan, inventori semakin efektif digunakan.
Harga
Dalam pembelian, perbedaan antara biaya standar yang terkait dengan suatu barang dan harga aktual yang dibayarkan disebut varians harga pembelian, atau PPV. PPV adalah pengukuran umum untuk agen pembelian untuk memahami seberapa baik atau buruk kinerja agen relatif terhadap standar biaya. Untuk mendorong PPV yang menguntungkan, agen pembelian akan melibatkan pemasok untuk menghilangkan biaya dari rantai pasokan. Contohnya bisa dalam contoh di mana agen pembelian mengurangi harga dengan membeli dalam ukuran lot yang lebih besar, atau jika agen pembelian dapat menemukan sumber alternatif yang dapat memasok dengan harga yang lebih menguntungkan.
