Rapat staf tidak harus berupa pertemuan orang yang monoton atau membosankan seperti biasanya di tempat kerja. Dengan beberapa perencanaan dan upaya, Anda dapat membuat pertemuan staf menyenangkan bagi para peserta dan juga produktif bagi tim. Mulailah dengan permainan pembuka obrolan, dan lakukan keaktifan ke pertemuan dengan berbagai cara inventif untuk menyajikan konten rapat dan istirahat menyegarkan di antaranya.
Pembukaan
Mulailah rapat dengan sesuatu yang ringan. Minta peserta untuk berbagi lelucon dengan yang lain di ruangan itu. Minta yang lain untuk memilih lelucon. Mintalah setiap orang di ruangan itu berpartisipasi. Beri penghargaan pada orang yang leluconnya menerima suara terbanyak.
Memecah Es
Pertimbangkan untuk mengimplementasikan permainan pemecah es ini agar peserta rileks dan mengenal satu sama lain seandainya mereka baru. Pasangkan peserta, dan minta mereka duduk dalam posisi back-to-back. Biarkan mereka mengobrol. Begitu mereka menyelesaikan percakapan, mereka duduk berhadap-hadapan dan melakukan percakapan yang sama. Peserta harus mendiskusikan bagaimana perasaan mereka dengan setiap jenis percakapan. Mana yang lebih baik dan mengapa? Mintalah mereka menulis temuan mereka dan membahasnya dalam pertemuan. Selain menyenangkan, kegiatan ini dapat mengejutkan peserta karena mereka mengenal berbagai aspek komunikasi.
Melibatkan Presentasi
Gunakan metode yang berbeda untuk menyajikan konten rapat. Misalnya, katakan tujuan rapat Anda adalah untuk memberi tahu para peserta tentang kebijakan dan pelatihan baru yang akan Anda perkenalkan. Kirimkan konten dalam bentuk presentasi verbal atau visual atau media apa pun yang Anda pilih. Setelah Anda menyelesaikan presentasi, minta peserta untuk membentuk kelompok yang terdiri dari lima hingga delapan orang. Tugaskan mereka dengan tugas mengembangkan lagu, sandiwara, tarian atau kegiatan lainnya untuk menjelaskan sorotan pertemuan.
Metode presentasi lain yang dapat Anda pertimbangkan adalah menggunakan poster di dinding ruangan. Poster harus menyajikan masalah yang ingin ditangani oleh rapat Anda yang sedang berlangsung. Mereka dapat bertanya, "Bagaimana kita bisa memperbaiki layanan pelanggan kita?" atau "Apa saluran yang berbeda untuk menjangkau pelanggan?" Peserta harus berjalan mengelilingi ruangan, membaca masalah dan mencari solusi yang memungkinkan. Mereka harus menulis ide-ide mereka pada kertas tempel dan menempelkannya pada poster di bawah pertanyaan. Setelah sesi brainstorming berakhir, berkeliling ruangan dengan tim Anda membaca setiap solusi dan mengevaluasi kelayakan setiap saran melalui diskusi.
Beri mereka istirahat
Izinkan peserta mana saja untuk meminta istirahat selama pertemuan untuk mengunjungi kamar kecil, meregangkan tubuhnya atau makan. Setel alarm selama 15 menit atau lebih, dan lanjutkan rapat setelah waktu yang ditentukan. Mulailah rapat dengan ringkasan sesi terakhir.
