Apakah Anda sedang mengejar klaim hukum atau hanya ingin salinan file personel Anda dari mantan majikan untuk catatan bisnis pribadi Anda, mungkin ada langkah-langkah spesifik yang harus Anda ikuti untuk mendapatkan file Anda. Tidak ada undang-undang federal yang mewajibkan pengusaha untuk memberikan permintaan dari mantan karyawan yang ingin melihat file personel mereka; namun, beberapa negara memiliki undang-undang tentang akses karyawan ke catatan personalia. Selain itu, banyak pengusaha merespons, dengan itikad baik, kepada mantan karyawan yang mengajukan permintaan tepat waktu untuk melihat catatan personel mereka.
Ambil buku pegangan mantan karyawan Anda dari file pribadi Anda. Jika Anda tidak menyimpan salinan buku pegangan karyawan Anda, hubungi mantan majikan Anda untuk meminta prosedur meminta file pekerjaan Anda. Sementara itu, tinjau pekerjaan yang Anda miliki saat ini untuk menentukan dokumen terkait pekerjaan yang Anda lewatkan. Atur bahan ketenagakerjaan pribadi Anda untuk mengantisipasi peninjauan arsip personel Anda. Buat daftar dokumen ketenagakerjaan tertentu yang ingin Anda tinjau dan salin. Gunakan ini sebagai daftar periksa bahan file untuk meninjau dan menyalin ketika mantan majikan Anda mengabulkan permintaan Anda.
Kirim semua informasi yang berkaitan dengan permintaan karyawan untuk dokumen personel kepada perwakilan atau pengacara Anda jika Anda memiliki perwakilan pihak ketiga. Ketika mantan karyawan memiliki perwakilan hukum, merupakan kebiasaan bagi pengacara atau penasihat hukum untuk mengajukan permintaan. Jika seorang pengacara mengajukan permintaan tertulis untuk materi file Anda, pengusaha harus membuat salinan kepada perwakilan karyawan.
Akses situs web departemen tenaga kerja negara bagian Anda dan baca undang-undang tentang permintaan karyawan untuk file personil. Jika Anda dipekerjakan oleh pemberi kerja di sektor swasta, cari undang-undang tentang kewajiban bisnis untuk menghasilkan salinan arsip personalia mantan karyawan. Undang-undang negara tentang akses oleh mantan pegawai sektor publik dapat diatasi oleh undang-undang ketenagakerjaan negara bagian atau dalam undang-undang tentang pelepasan catatan publik. Pegawai pemerintah dianggap pegawai negeri, oleh karena itu, peraturan yang berlaku untuk pekerjaan mereka kadang-kadang dikodifikasi dalam undang-undang tentang undang-undang catatan terbuka atau hukum Sinar Matahari. Hukum sinar matahari memberi publik akses ke catatan dalam domain publik.
Draft permintaan tertulis untuk file personel Anda. Jika mantan majikan Anda memiliki kebijakan untuk meminta file pekerjaan, kemungkinan kebijakan itu membutuhkan permintaan tertulis. Di sisi lain, jika departemen tenaga kerja negara bagian Anda mengamanatkan langkah-langkah tertentu untuk meminta file pekerjaan, Anda mungkin perlu mengirimkan permintaan tertulis. Dalam beberapa kasus, mantan karyawan harus mengirimkan permintaan tertulis mereka melalui surat resmi sehingga mereka memiliki catatan permintaan.Bahkan jika majikan Anda tidak memiliki persyaratan pengiriman surat, pertimbangkan untuk menggunakan surat tanda terima bersertifikasi, kembalikan untuk mengirim permintaan Anda. Ini memastikan Anda memiliki catatan kapan permintaan Anda dikirimkan dan diterima oleh perusahaan.
Kiat
-
Untuk menghemat waktu di masa depan, simpan salinan catatan pekerjaan Anda dari majikan Anda saat ini. Lebih mudah untuk mengompilasi file pekerjaan pribadi Anda dari awal pekerjaan Anda. Simpan salinan buku pegangan karyawan Anda sehingga Anda memiliki referensi praktis jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan ketenagakerjaan setelah Anda meninggalkan pekerjaan Anda.
Peringatan
Anda mungkin harus membayar biaya fotokopi ketika Anda meninjau file Anda. Banyak majikan akan memberikan salinan dokumen ketenagakerjaan Anda secara gratis; namun, pengusaha berhak untuk membebankan biaya yang wajar untuk memfotokopi materi file karyawan.
