Komite perencanaan acara bisa berguna jika Anda bertanggung jawab atas kegiatan yang besar atau rumit. Komite harus dibentuk lebih awal sehingga dapat mengambil bagian dalam perencanaan dari awal hingga selesai. Pimpin saat menentukan tenggat waktu dan merekrut anggota komite.
Mulailah membuat rencana untuk panitia berbulan-bulan sebelum acara. Tetapkan seberapa sering komite harus bertemu dan rapat seminimal mungkin agar orang tidak bosan. Jadwalkan rapat tambahan saat acara semakin dekat.
Tetapkan tanggung jawab anggota komite dan rencanakan setiap subkomite sebelum Anda mendekati orang untuk bergabung dengan komite.
Undang orang untuk bergabung dengan komite. Fokus pada orang-orang yang menunjukkan minat pada acara tersebut atau memiliki pengalaman merencanakan acara serupa. Tanyakan secara langsung dan berikan individu semua perincian yang telah Anda rencanakan ke titik itu. Kirimkan email kepada mereka untuk berterima kasih kepada mereka karena telah bergabung dengan komite Anda dan mengingatkan mereka tentang detail pertemuan pertama Anda.
Mintalah setiap anggota mengisi formulir singkat dengan informasi kontak pada pertemuan pertama. Tinjau jadwal rapat dan berikan detail tentang acara dan aset atau masalah saat ini. Tunjukkan di mana Anda membutuhkan bantuan dan keputusan apa yang perlu diambil. Angkat subkomite dan biarkan grup menentukan anggota mana yang akan bertanggung jawab atas mereka. Tetapkan kursi subkomite pada akhir pertemuan pertama.
