Petugas klub sosial memainkan peran penting dalam memberikan kepemimpinan kepada anggota melalui motivasi dan pembinaan. Selain itu, setiap petugas sosial adalah bagian dari tim petugas yang mengelola klub dan membimbing anggota untuk memenuhi tujuan klub. Badan pengurus biasanya terdiri dari presiden klub, wakil presiden, sekretaris dan bendahara. Meskipun setiap klub dapat memiliki buku pegangan proseduralnya sendiri yang menguraikan kepemimpinan klub yang efektif, tugas inti yang berkaitan dengan posisi masing-masing petugas yang didelegasikan tetap sama.
Badan Pimpinan
Sebagai petugas klub, Anda bertanggung jawab untuk tugas-tugas spesifik yang terkait dengan posisi Anda. Namun, di luar pengelolaan sehari-hari klub sosial, petugas klub juga harus bekerja bersama sebagai tim untuk mendorong persahabatan, membangun, dan menegakkan aturan dan peraturan dan menyelesaikan konflik yang muncul di antara anggota. Selain itu, Anda harus bekerja sama untuk merencanakan acara klub dan mendelegasikan tanggung jawab kepada sukarelawan. Petugas klub sosial yang menjadi anggota klub di seluruh dunia juga harus menyiapkan dan mengajukan dokumen untuk markas klub.
Tugas Pejabat Presiden
Presiden klub bertanggung jawab atas operasi keseluruhan klub sosial. Dia mengarahkan semua pertemuan klub, mendelegasikan tugas kepada semua petugas lainnya, dan mengawasi pemilihan wakil presiden, sekretaris, dan bendahara. Presiden dapat melaporkan ke hierarki seperti dewan penasihat, dewan eksekutif, kantor pusat dunia, atau kantor siswa, tergantung pada klub sosial tempat dia berada, dan menyimpan file-file terbaru. Di bawah presiden adalah wakil presiden, yang bertindak atas nama pejabat presiden dalam kapasitas yang sama jika dia tidak dapat melakukan tugasnya. Selain itu, beberapa klub sosial memiliki wakil presiden tambahan yang menggantikan sekretaris dan bendahara, atau yang mengawasi bidang-bidang seperti standar klub, keanggotaan, pendidikan, hubungan masyarakat, pemrograman dan operasi.
Tugas Sekretaris dan Bendahara
Sekretaris mengelola korespondensi dan menyimpan semua catatan klub, termasuk: notulen pertemuan klub, kehadiran, pemilihan, alamat anggota, nomor telepon dan akun klub. Meskipun, beberapa klub menggabungkan peran sekretaris dengan bendahara, seorang sekretaris yang berdedikasi mengumpulkan iuran klub, menyerahkannya kepada bendahara klub, dan kadang-kadang juga membantu wakil presiden. Bendahara mengelola rekening bank klub dengan menyetor semua uang ke dalam rekening khusus dan dengan membayar tagihan resmi. Dia menyimpan tanda terima dan pengeluaran, dan menyiapkan laporan keuangan seperti pengarsipan dokumen pajak dan menyimpan catatan keuangan terbaru.
Petugas yang Baru Dipilih
Jika Anda seorang petugas klub yang baru terpilih, Anda mungkin memiliki banyak pertanyaan terkait dengan peran Anda; membaca buku pegangan klub adalah tempat yang baik untuk memulai. Selanjutnya, buku pegangan klub akan bertindak sebagai panduan selama masa jabatan Anda. Pertemuan awal dengan sesama petugas akan menjelaskan proyek atau masalah saat ini yang mungkin membutuhkan perhatian segera Anda. Selain itu, pertemuan informal memungkinkan petugas klub untuk merencanakan dan melihat ke depan. Sebagai petugas yang baru ditunjuk, hadiri seminar pelatihan apa pun yang ditawarkan oleh klub, dan pastikan untuk menerima dokumen atau file yang penting untuk posisi Anda.
