"Kantor tanpa kertas" mungkin tidak pernah 100 persen terealisasi. Meskipun menggunakan komputer banyak, hampir semua bisnis masih memerlukan beberapa dokumen kertas. Ini menyajikan tantangan ketika bisnis yang bergantung pada komputer perlu berinteraksi dengan data dari formulir berbasis kertas. "Konversi" data fisik ke sistem virtual dapat dicapai melalui entri data manual, pencitraan dokumen, dan pengenalan optik.
Item yang Anda butuhkan
-
Dokumen kertas
-
Anggaran untuk peralatan dan personel
Tetapkan tujuan dan kebutuhan bisnis Anda. Tentukan apakah Anda mengambil pembayaran pelanggan, memproses aplikasi atau mengarsipkan dokumen internal. Cari tahu apakah Anda perlu menyimpan gambar sebenarnya dari dokumen untuk penyimpanan elektronik, atau Anda hanya perlu menangkap data berbasis kertas ke dalam basis data komputer. Membuat penentuan ini akan membantu Anda memutuskan sistem pemrosesan data apa yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Teliti solusi perangkat lunak perusahaan. Mintalah referensi vendor dan perangkat lunak dari perusahaan yang melakukan pengambilan data serupa dengan apa yang ingin Anda lakukan. Tanyakan apakah Anda dapat mengunjungi situs kerja yang melakukan konversi kertas ke elektronik yang ingin Anda lakukan. Cara terbaik untuk memilih sistem adalah melihatnya dalam tindakan. Jika Anda hanya mengambil sejumlah kecil data dari formulir, Anda bisa lolos dengan satu orang mengetik data ke dalam lembar kerja Excel. Tetapi dalam bisnis modern, ini mungkin tidak terjadi. Anda mungkin perlu menemukan sistem perangkat lunak, dan mungkin bahkan perangkat keras baru, jika pengambilan dokumen / gambar adalah bagian dari rencana Anda.
Bandingkan solusi perangkat lunak yang telah Anda teliti, dan pilih satu. Hubungi vendor atau distributor perangkat lunak untuk memulai proses pembelian sistem dan menginstalnya. Langkah pertama, umumnya dikenal sebagai "penemuan", adalah ketika vendor melakukan perjalanan ke situs Anda untuk menentukan kebutuhan pasti Anda dan solusi terbaik untuk mereka.
Tetap terlibat dengan vendor selama penemuan dan selama instalasi. Ajukan banyak pertanyaan, dan ambil kepemilikan atas proyek; mendorong karyawan yang akan melakukan penangkapan dokumen dan kegiatan entri data untuk melakukan hal yang sama.
Uji sistem sepenuhnya. Jika ada bug atau celah dalam solusi, yang terbaik adalah menemukannya saat vendor berada di lokasi. Ini akan membuat pemecahan masalah dan resolusi lebih cepat.
Kiat
-
Bekerjalah dengan vendor yang memiliki reputasi baik, dan cobalah untuk meminta umpan balik dari salah satu pelanggan vendor sebelumnya.
