Ketika Anda menjalankan atau mengelola perusahaan yang sebagian besar bergantung pada pembelian persediaan atau bahan baku, Anda harus membiasakan diri dengan proses pembelian. Proses pembelian melibatkan sejumlah langkah yang memastikan bahwa Anda mendapatkan barang yang tepat saat Anda membutuhkannya. Rencanakan ke depan, agar proses pemesanan Anda berjalan dengan lancar.
Keputusan Awal
Langkah pertama dalam proses pembelian adalah menentukan apa yang Anda butuhkan, serta frekuensi Anda akan membutuhkan barang untuk bisnis Anda. Misalnya, jika Anda berencana memesan persediaan kantor, putuskan apakah Anda ingin memesan ulang setiap minggu, setiap bulan atau tepat ketika Anda mencapai tingkat persediaan tertentu. Anda juga harus menentukan berapa banyak yang dapat Anda belanjakan untuk barang-barang yang perlu Anda beli sehingga Anda bisa menegosiasikan harga dengan pemasok.
Hubungi Pemasok
Setelah Anda tahu apa yang Anda butuhkan, Anda harus menghubungi pemasok yang dapat menyediakan apa yang Anda butuhkan. Hubungi berbagai pemasok untuk meminta katalog atau lembar harga yang merinci berbagai item dalam daftar Anda. Negosiasikan pengaturan pemasok dengan masing-masing perusahaan tempat Anda ingin memesan untuk menentukan ketentuan perjanjian yang tepat. Ketentuan termasuk siapa yang akan membayar pengiriman, jadwal diskon atau biaya per-item, dan jumlah hari yang dapat Anda tunggu untuk membayar pesanan (biasanya 30 hari atau lebih).
Kirim Pesanan Pembelian
Setelah Anda tahu apa yang ingin Anda beli, langkah selanjutnya adalah mengirimkan pesanan pembelian Anda ke pemasok. Pesanan pembelian adalah formulir yang mencantumkan informasi bisnis Anda dan juga pemasok beserta daftar item yang lengkap yang ingin Anda pesan. Anda dapat mengirim pesanan pembelian Anda melalui surat, melalui faks atau melalui email.
Kirim Pembayaran
Setelah Anda menerima pesanan dari pemasok, Anda harus memenuhi sisi perjanjian pembelian. Pemasok mengirimi Anda faktur yang mencantumkan jumlah total yang jatuh tempo, yang mengutip tanggal jatuh tempo pembayaran per perjanjian awal Anda. Kirim pembayaran Anda ke pemasok dalam waktu yang ditentukan dalam pengaturan Anda melalui cek bisnis atau kartu kredit. Pastikan Anda memverifikasi bahwa Anda telah menerima semua barang yang dipesan sebelum membayar faktur.
