Sebagian besar manajer berurusan dengan karyawan yang menantang di beberapa titik. Karyawan ini mungkin kurang memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka, mereka mungkin mengabaikan kebijakan perusahaan atau mereka mungkin melakukan tindakan terhadap perusahaan. Dalam hal apa pun, manajer perlu memberhentikan karyawan itu dari perusahaan. Sebagai bagian dari proses pemecatan, manajer perlu menulis surat pemutusan hubungan kerja kepada karyawan. Surat itu memberikan dokumentasi tertulis tentang penghentian, dan nadanya harus tetap profesional dan ramah sepanjang.
Bertemu dengan karyawan terlebih dahulu. Karyawan tidak perlu terkejut menerima surat pemberhentian. Selain itu, evaluasi kinerja yang sedang berlangsung seharusnya sudah menyiagakan karyawan untuk area kerja di mana ia gagal tampil di level yang disyaratkan. Jelaskan bahwa setelah upaya berulang kali untuk mengatasi masalah tersebut, karyawan tersebut gagal memenuhi persyaratan pekerjaan. Menyatakan bahwa, sebagai akibatnya, perusahaan harus memutuskan hubungannya dengan karyawan.
Tulis draf pertama surat terminasi. Mulailah dengan kop surat perusahaan dan gunakan format surat bisnis standar. Sertakan tanggal dan nama serta alamat karyawan di dekat bagian atas halaman. Tulis alasan surat itu - fakta bahwa perusahaan memberhentikan karyawan - di paragraf pertama. Di paragraf kedua, jelaskan alasan penghentiannya.
Nyatakan hak karyawan. Pada paragraf ketiga, sertakan informasi mengenai tindakan yang dapat dilakukan karyawan untuk mengajukan banding atas keputusan tersebut. Jika karyawan itu milik serikat pekerja, misalnya, sertakan informasi kontak perwakilan serikat pekerja.
Merevisi surat untuk akurasi faktual dan profesionalisme. Bandingkan setiap pernyataan tentang alasan pemutusan hubungan kerja dengan catatan karyawan. Verifikasi tanggal dan temuan dari setiap pertemuan evaluasi kinerja. Baca surat itu keras-keras. Sorot kalimat yang terdengar kasar atau menghakimi dan tulis ulang bagian surat ini.
Konsultasikan dengan perwakilan hukum. Sebelum mengirim surat, minta pengacara perusahaan Anda untuk memeriksanya. Dokumen semacam itu dapat mewakili amunisi hukum yang dapat digunakan karyawan terhadap perusahaan. Pakar hukum dapat mengidentifikasi pernyataan apa pun yang dapat menimbulkan kewajiban terhadap perusahaan.
Kiat
-
Tetap tenang dan sertakan perwakilan sumber daya manusia saat Anda berurusan dengan proses pemutusan hubungan kerja. Karyawan yang diberhentikan bereaksi dengan berbagai cara. Beberapa bereaksi dengan air mata, sementara yang lain menjadi agresif. Memiliki personel sumber daya manusia yang hadir akan memastikan bahwa Anda menangani karyawan dengan tepat sambil memberikan persatuan bagi perusahaan.
